Heel wat lokale besturen zijn al aangesloten op eBox, maar gebruiken het niet actief. En dat is zelden een technisch probleem. Vaak ontbreken de juiste workflows, de interne afstemming of de begeleiding om echt die digitale overstap te maken. Zonde, vinden wij bij EasyPost. Want wie die stap zet, communiceert sneller, goedkoper én veiliger.
Digitaal waar het kan, papier waar het moet – dat is het motto van EasyPost Connect. Met ons hybride verzendplatform maak je één keer slimme workflows per documenttype. Daarna verlopen alle verzendingen automatisch, met volledige traceerbaarheid per kanaal. Geen handmatige opvolging, geen gemiste documenten, geen juridische blinde vlekken.
-/-
Wat zijn de voordelen van eBox?
Voor lokale besturen biedt eBox een reeks concrete voordelen ten opzichte van papieren post:
- Gegarandeerde, snelle en beveiligde aflevering: Documenten komen meteen rechtstreeks in de digitale brievenbus van de ontvanger terecht, zonder risico op verlies, beschadiging of onderschepping.
- Aanzienlijke kostenbesparing: Geen papier, geen drukkosten, geen portkosten. Een bericht via eBox kost een fractie van papieren post.
- Snellere opvolging en minder administratie: Documenten worden onmiddellijk bezorgd en zijn direct raadpleegbaar. Geen wachttijden door postvertraging, geen inkomende telefoontjes van ontvangers die hun brief kwijt zijn.
- Altijd toegankelijk voor de ontvanger: Burgers en bedrijven kunnen hun documenten op elk moment online raadplegen, zonder risico op verlies. Dat vermindert ook het aantal vragen aan je loket of contactcenter.
- Eenvoudig te integreren in bestaande systemen: eBox kan worden gekoppeld aan bestaande ERP- en documentbeheersystemen. Met EasyPost Connect beheer je eBox en al je andere verzendkanalen vanuit één centraal platform, zonder extra technische inspanningen.
-/-
De eBox-wetgeving (KB 12440)
Sinds de wet van 27 februari 2019 stimuleert de Belgische overheid de overstap van papieren naar digitale berichtenuitwisseling.
Het Koninklijk Besluit 12440 (2.6 artikel 6) maakt die overstap voor een specifieke groep bindend: sinds 1 januari 2025 zijn alle publieke instanties die jaarlijks meer dan 20.000 documenten versturen verplicht zich aan te sluiten op eBox. Dat geldt voor gemeenten, provincies, ziekenhuizen, gerechtsdeurwaarders en andere (semi)publieke organisaties die op regelmatige basis officieel communiceren met burgers of bedrijven. Je leest het goed: aansluiten is verplicht, versturen (nog) niet.
-/-
eBox in een multi-channel strategie: zo bereik je elke ontvanger
eBox is voor lokale besturen een krachtig en efficiënt verzendkanaal. Maar het heeft ook beperkingen waar je als verzender rekening mee moet houden:
- Niet elke ontvanger heeft een actieve eBox: Burgers moeten hun eBox zelf activeren via CSAM. Bedrijven zijn verplicht eBox Enterprise te gebruiken voor communicatie met de overheid, maar activering is niet altijd al gebeurd. Is de brievenbus niet actief? Dan kan het document niet worden afgeleverd.
- Niet elke ontvanger controleert eBox regelmatig: Sommige burgers en bedrijven loggen slechts sporadisch in op hun digitale brievenbus. Belangrijke documenten kunnen zo onopgemerkt blijven, met mogelijke juridische of operationele gevolgen.
In EasyPost Connect zet je slimme workflows op die automatisch bepalen welk verzendkanaal wanneer wordt ingezet. Hoe werkt het watervalprincipe? Je biedt je document eerst aan via eBox. Wordt het document (attest, aanslagbiljet, oproeping) niet geopend binnen een bepaalde termijn, of heeft de ontvanger geen actieve eBox? Dan schakelt het systeem automatisch over naar het volgende verzendkanaal en stuurt het de documenten via de post, zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen. Zo bereik je altijd je doelgroep.
-/-
EasyPost Connect integreert naadloos in LB365
Gebruik je LB365 als softwareplatform binnen jouw lokaal bestuur? Dan sluit EasyPost Connect aan als plug-in module, rechtstreeks binnen jouw bestaande ecosysteem.
Dat betekent in de praktijk: je behoudt je bestaande workflows en databronnen, of het nu gaat om rijkregisternummers van burgers, adresbestanden, CRM-data of documenttypes uit andere LB365-modules. EasyPost Connect haalt die gegevens op via de LB365-servicebus, verrijkt ze met de juiste opmaak en verzendt via het meest geschikte kanaal, digitaal of op papier.
Dankzij de LB365-servicebus is er geen nieuwe technische koppeling nodig. De verbinding bestaat al, wat de implementatie aanzienlijk vereenvoudigt.
-/-
Klaar voor de volgende stap?
Veel burgers en bedrijven willen communicatie vandaag al digitaal ontvangen. Gebruik daarom de mogelijkheden die er zijn. eBox is een sterk en betrouwbaar verzendkanaal voor officiële communicatie. Stel digitalisering niet langer uit, want de technologie is beschikbaar, de ondersteuning is er en de opstart is eenvoudiger dan vaak gedacht.