Om de twee weken sturen we een nieuwsbrief uit naar onze hele community (leden, partners, ...). Eén van de vaste onderdelen hiervan is onze 'one-minute benchmark poll'. Hierin stellen we je één, twee of maximum drie vragen - waarop je snel kan antwoorden.
In de vorige nieuwsbrief vroegen we om jullie ervaringen te delen rond efficiënt beheer van melding aan de gemeente.
1/ Als eerste waren we benieuwd hoeveel meldingen binnenkomen bij een lokaal die eigenlijk bij een externe partner of een ander (lokaal) bestuur moeten terechtkomen. Denk bijvoorbeeld aan meldingen die eventueel voor de provincie, Fluvius, afvalintercommunale, Agentschap Wegen & Verkeer, ... zijn.
De meeste besturen hebben geen idee rond welk percentage dit cijfer schommelt. Eén op drie kan er wel een cijfer op plakken: tussen de 0 en 20%.
2/ Hoe zorgen besturen ervoor dat deze melding bij de juiste instantie(s) terechtkomen?
Daar lijkt veel eensgezindheid: alle respondenten geven aan van zowel een doorverwijslink in het meldingsformulier te hebben, als de melding door te mailen.
Voor de rest lijkt de captatie en opvolging van meldingen die verkeerdelijk bij een lokaal bestuur terechtkomen, eerder onontgonnen terrein bij veel besturen. Er zijn weinig concrete cijfers per externe partner bekend. Het in kaart brengen van deze informatie is vaak ook geen prioriteit.
3/ Als we polsen naar de oplossing en/of methode die gebruikt wordt om het overzicht van alle meldingen bij te houden, zijn de antwoorden uiteenlopend. Sommige besturen geven aan dat ze enkel een overzicht hebben voor melding die via het webformulier zijn binnengekomen, maar niet via andere kanalen.
Bij andere respondenten blijkt dat de meldingen voor de technische diensten hoofzakelijk automatisch verlopen, maar dat andere meldingen manueel via email verwerkt worden.
Er zijn uiteraard ook besturen die vertrouwen op de oplossingen vanuit LB365 voor de opvolging van hun meldingen. Dit kan ook gekoppeld worden met het facility systeem, wat als een vlotte combinatie wordt ervaren door de respondenten van deze poll.