In 2016 werd voor het eerst een regioscreening uitgevoerd door onze organisatie in één van onze regionale kenniskringen “Waasland”. De bevindingen kwamen in het boek “Bouwdoos Masterplan voor Slimme Gemeenten”. Er volgden nog vier andere regio’s, telkens met de intentie om doorgedreven samen te werken rond ICT in een cluster van gemeenten.
Los van de regio’s en hun intenties om intergemeentelijk samen te werken, is de afhankelijkheid van digitale systemen is zó groot geworden dat de vereiste profielen op het lokale niveau maar beter collectief kunnen ingezet worden. Laat dit meteen een eerste conclusie zijn maar ook meteen een enorm discussiepunt omtrent onder welke structuur dergelijke samenvatting dient opgezet te worden. Wat dit betreft zien we de beste resultaten in het niet al te formeel denken, maar helpt een eenvoudig samenwerkingsprotocol nog het meest efficiënt. De meeste interbestuurlijke samenwerking met een zware focus op structuur lopen al snel vast.
Uit onze regioscreening kwamen de zes onderstaande thema’s aan bod die snel tot resultaten kunnen leiden:
- Collectieve servicedesk - Door dit in overweging te nemen kunnen de verschillende ICT diensten/personeelsleden van elkaars oplossingen leren en zien ze ook stapsgewijs wat de problemen in de andere besturen zijn. Een collectieve kennisbank en vraagbank zal hierbij helpen.
- Gezamenlijk procurement (met een raamcontract first principe) - De meerwaarde in deze is dat niet iedereen onmiddellijk zijn bestaande situatie dient aan te passen en de bijhorende verandering niet onmiddellijk een schokeffect teweegbrengt. Doordat er samen over nagedacht wordt en de gunning wordt opengesteld voor alle besturen binnen de samenwerking, kan zodra de behoefte er is elk bestuur stapsgewijs op de collectieve oplossing terechtkomen.
- Virtuele ICT teams – Het collectief inzetten van gelijkgestelde profielen in een intergemeentelijke regiosamenwerking kan leiden tot het vergroten van het potentieel, voor vervanging zorgen bij éénmansdiensten en vooral kennisverruimend werken.
- Collectief portfolio- en projectmanagement - Een belangrijk pijnpunt dat aansluit op de kennisbank binnen de eerste lijn (helpdesk) is het ruime portfolio waar de individuele ICT diensten mee geconfronteerd worden. Het verzamelen van dit portfolio geeft dieper inzicht van de collectieve behoeften en oplossingen.
In een volgende fase kan dit naar een collectief projectmanagement leiden, waarbij de individuele projecten uit het huidig portfolio vanuit een samenwerking worden bekeken door de verschillende verantwoordelijken.
In deze is een collectieve projectmanagementtool een te overwegen instrument. De aanhechting aan lopende programma’s (Gemeente zonder gemeentehuis, lokaal digitaal, City of Things, … maar bijvoorbeeld ook Europese trajecten, …) is hierbij steeds aangewezen.
- Software- en oplossingscatalogus - collectieve informatie-architectuurplaat - Door met diverse besturen gebruik te gaan maken van één softwarecatalogus via een “samenwerkingsverband” (dit kan in de oplossingscatalogus.be), krijgen we meteen een overzicht van de diversiteit of synergie aan software en oplossingen binnen de regionale besturen. Hierbij is het van belang om de resultaten van de catalogus - zijnde de informatie- architectuurplaat – bij elkaar te leggen en een toekomstplan op te zetten naar synergie tussen de verschillende besturen.
- Samen netwerk en infrastructuur studies opzetten ifv toekomstbestendige oplossingen – De basislagen blijven de manier waarop de infrastructuur en de connectiviteit is opgebouwd. Door collectief naar moderne, toekomstbestendige, schaalbare en veilige oplossing te gaan zoeken valt de moeilijke individuele zoektocht in het niets.
Verschillende snelheden? Verschillende groottes? Maak twee trajecten
Tijdens de regio-onderzoeken kwam natuurlijk ook duidelijk naar voor dat er een wezenlijk verschil is tussen de diverse besturen binnen zo’n regio. Zo merkten we op dat de grotere besturen – hoewel we die benaming niet graag gebruiken - met meer dan 40.000 inwoners zich duidelijk onderscheiden op vlak van investeringen en plan van aanpak bij de digitalisering, ten aanzien van de andere besturen.
Maar ook al is door deze “grotere” vaak de wil tot samenwerken duidelijk(er) uitgesproken en soms ook concreet opgestart in heel duidelijke trajecten, er is nog steeds een beduidende behoefte aan het nemen van regie op ICT vanuit zo’n samenwerkingsverband (ook de uitbestede ICT). Dit omschreven we als principe 11 in ons handboek.
De andere besturen zitten vaak nog heel diep in de zeer technische kant van ICT met andere woorden de twee onderste lagen van de piramide, ofwel het operationeel houden van de connectiviteit en infrastructuur. Dit zonder al te veel aandacht te (kunnen) hebben voor de organisatie en de behoeften binnen die organisatie rond informatie, applicaties, optimalisering processen, digitale transformatie, enz …
In deze adviseerden we binnen een regio met dergelijke diversiteit om twee parallelle trajecten op te zetten. Een eerste traject met “grotere” - wat we het “versterkingstraject” noemen - en een tweede traject met alle besturen in de regio samen – hetgeen we het “maturiteitstraject” noemen.
Het versterkingstraject kent trekkers en volgers, waarbij de trekkers al hun ervaring rond automatisering en optimalisering delen met de rest van de groep. Door deze aanpak kunnen de grotere besturen hun eigen investeringen, uitvoeringen en kennis maximaal recuperen, voordeel halen uit de versterkte ondersteuning van het eerste uur en de basisfundering leggen voor de uitwerking in het derde traject van een regionale samenwerkingsopzet. In deze zetten we tijdens dit traject maximaal in op de connectie en infrastructurele componenten van de piramide. Oefeningen die niet opnieuw dienen te gebeuren door de volgers. We denken hier aan onderzoekstrajecten naar de cloud of optimaliseringen van het netwerk, enz …
Tijdens traject 2 werkt men aan de overige lagen doch collectief, zodat waar vereist de maturiteit bij bepaalde besturen flink omhoog wordt geholpen door het collectief inzetten van enkele basisprincipes voor digitale dienstverlening. Lopende programma’s zoals city of things of gemeente zonder gemeentehuis zijn hier mooie voorbeelden van waarin dit reeds gebeurde. Ook architecturale voorbeelden rond data (OSLO), VlaVirGem (Gemeentelijke referentie architectuur) of VLOCA (maatschappelijke referentie architectuur) worden in dit traject meegenomen. We zien hier tevens conceptuele voorbeelden naar voor komen zoals ACPaaS, OCAPI, LB365, S-LIM, Digitale Dienstenmotor, …
Beide trajecten kunnen bijgevolg parallel verlopen en samenvloeien in een derde traject waarbij opnieuw aan dezelfde snelheid door de voltallige groep kan gewerkt worden.
The Proof of the Pudding …
We zien reeds enkele mooie informele samenwerkingsverbanden die vaak met een eenvoudig afsprakenprotocol worden vastgelegd zonder al te zware formalisering of zonder het opzetten van zware structuren waar meestal meer aandacht gaat naar de structuur an sich. Deze samenwerking gaan van ICT-samenwerking rond technische ondersteuning, maar ook rond conceptuele en rond aankoopondersteuning, enz … een mooie spontane creatieve en innovatieve aanwakkering van wat in een cluster van gemeenten – al of niet regionaal aan elkaar verbonden – kan ontstaan.
De definitie van de goede praktijken worden pas duidelijk als dergelijke los van elkaar staande initiatieven beter gedocumenteerd worden voor de rest van de besturen, die meekijken over het muurtje vooraleer ze zelf aan de slag gaan. Kennis rond nieuwe initiatieven delen we graag aan onze community.