We hebben ondervonden dat er nog steeds heel wat twijfels zijn bij sommige lokale besturen betreffende de legaliteit van ons online aankoopplatform het BuyITPublic. Wij benadrukken graag dat V-ICT-OR wat betreft dit platform zich van bij het ontwerp steeds heeft laten begeleiden door juristen en experten in overheidsopdrachten aangezien wij van mening zijn dat onze diensten de lokale besturen op geen enkele manier juridisch in de problemen mag brengen.
Wat is Buy IT Public?
V-ICT-OR wil met dit project lokale besturen ondersteunen in hun aankoopproces van hardwaren. De aankoopprocedure moet transparanter, en u moet als medewerker van uw lokale overheidsinstantie sneller kunnen schakelen zonder al teveel administratieve lasten. Met BuyITPublic biedt V-ICT-OR u de flexibiliteit van een klassieke webshop met de garanties van een overheidsopdracht. Daarnaast biedt het platform de garantie van de brede markt bevraagd te hebben tijdens uw zoektocht, omdat het platform meer dan 150 000 producten van 11 000 producenten en 70 distributeurs vertegenwoordigd.
Via BuyITPublic kunt u kleine bestellingen voor IT-materiaal afhandelen op basis van 'aanvaarde factuur'. Dit principe maakt het mogelijk om te bestellen tot maximum 30.000 euro op jaarbasis, per type product (printers, schermen, laptops…) en per leverancier. BuyITPublic registreert de totalen van uw aankopen per leverancier en per producttype en waarschuwt wanneer de grens is bereikt. Enkel op deze manier kan een opdracht tot aankoop binnen de 24h worden afgehandeld en zijn er geen wettelijke wachttermijnen voor offertes van toepassing. Zelfs de leveringstermijn van elk van de producten die u aankoopt, is gekend. Het is trouwens naast de prijs een bepalend selectiecriterium.
Het juridisch aspect van BuyITPublic.
BuyITPublic werkt met het principe van aanvaarde factuur. Dit zijn opdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 euro. De opdrachten vallen, met uitzonderling van de algemene beginselen van de overheidsopdrachtenreglementering, buiten de toepassing van deze wet. Hierdoor moeten de basisbeginselen zoals het gelijkheids-, non-discriminatie-, transparantie- en proportionaliteitsbeginsel steeds worden gerespecteerd. Ook dient men indien mogelijk verschillende potentiële deelnemers te raadplegen, hier zijn echter vormvereisten opgelegd. Een eenvoudige telefonische bevraging van enkele bedrijven of een vergelijking van enkele websites of catalogi kan voldoende zijn als raadpleging. Het is wel aangewezen dat je de raadpleging kan bewijzen en deze bewijzen dan ook bijhoudt in het gunningsdossier.
Het BuyITPublic platform zorgt ervoor dat je op basis van uw technische benodigdheden indien mogelijk minimum drie geschikte producten voorgesteld krijgt. Deze producten worden gesorteerd op basis van de prijs en levertermijn. Wanneer u uw keuze gemaakt heeft, ontvangt u van ons een gunningsverslag zodat u uw gunningsadministratie op een correcte maar gemakkelijke manier kan aanvullen.
Als lokaal bestuur kan u bestellen voor 30.000 euro op jaarbasis, per type product (printers, schermen, laptops…) en per leverancier. Het platform houdt uw aankopen voor u bij zodat u de grens van 30.000 euro op jaarbasis niet overschrijdt. Wij kiezen voor een opdrachtduur van één jaar aangezien we werken met korte termijn leveringen die dus niet langer duren dan één jaar.
Wij wijzen er graag op dat men opdrachten niet mag opsplitsen in kleine stukjes die elk beneden de 30.000 blijven om telkens de procedure op aanvaarde factuur te kunnen gebruiken. Dit valt echter niet onder de verantwoordelijkheid van V-ICT-OR maar is een directe verantwoordelijkheid van de betrokken lokale besturen. Wanneer een lokaal bestuur wetens en willens opdrachten opsplitst in kleinere aankopen, dan is er sprake van een omzeiling van de overheidsopdrachtenwetgeving. Het platform dient echter voor de aankoop van sporadische en kleine overheidsaankopen, waarvoor er bij eenzelfde leverancier een veiligheid is ingevoerd waardoor men de grens van 30.000 euro per productcategorie, per productcategorie en per jaar niet kan overschrijden.
Indien de lokale besturen grote opdrachten wilt uitvoeren, zoals bijvoorbeeld een levering laptops voor het hele ambtenarenapparaat, dient men met een overheidsopdracht te werken of nog even te wachten tot de tweede fase van BuyITPublic waar we de eerste setup in Q3/4 2020 verwachten.