COVID-19 zorgde midden maart voor een transitie naar telewerken en ook in de Vlaamse lokale besturen was dat niet anders. Uit een bevraging tijdens onze regionale kenniskringen bleek dat die omschakeling niet altijd even vlot verliep en enkele concrete problemen met zich meebracht. Verschillende lokale besturen gaven onder meer aan dat ze over onvoldoende hardware beschikten. Daarnaast is het bestellen van hardware voor steden en gemeenten niet eenvoudig, zij moeten bij hun aankoop immers rekening houden met de Wet op Overheidsopdrachten. Ambtenaren moeten offertes opvragen, technische vereisten oplijsten en vergelijken, rondbellen, goedkeuring vragen aan collega’s en wachten…
In dit filmpje wordt Buy IT Public door Henk aan jou voorgesteld.
Dé oplossing
Met ons aankoopplatform Buy IT Public willen we de aankoop van hardware bij lokale besturen op een dynamische en vlotte manier laten verlopen. We ontwikkelden een website met de flexibiliteit van een ‘bol.com’, waar de wet op overheidsopdrachten gerespecteerd wordt. Hoe ga je hier als IT-medewerker mee aan de slag? Je somt voor jezelf enkele technische specificaties op. Je surft naar vlavirgem.be en klikt door naar de webshop BuyIT Public. Daar kan je op basis van jouw vereisten even rondkijken tot je het juiste product hebt gevonden. Er komt een lijst tevoorschijn met soortgelijke producten, gerangschikt op de voordeligste prijs én de kortste levertermijn. Je klikt jouw gewenste producten aan en schrijft een korte motivering als je niet voor het eerste product in de lijst zou kiezen. Vervolgens wordt er automatisch een gunningsverslag gegenereerd en wordt de bestelling naar de gekozen leverancier doorgestuurd. Tot slot is er ook de mogelijkheid om problemen te melden. Die worden dan zo snel mogelijk door ons behandeld!
In een eerste fase is het mogelijk om tot 30.000 euro te spenderen per product, per leverancier binnen één jaar. We werken hier o.b.v. ‘aangenomen factuur’. Met een handige quotumrapportage kan je eenvoudig nagaan hoeveel budget er nog overblijft om aan een bepaald product van een specifieke leverancier te spenderen. Met dit platform hopen we lokale besturen te ondersteunen in hun aankoop van IT-materiaal.
Hoe ga je aan de slag?
- Surf naar BuyIT Public - VlaVirGem (v-ict-or.be) en ga aan de slag.
- Je dient je te identificeren als lid van V-ICT-OR.
- Daarnaast upload je een besluit waarmee je als IT-medewerker of aankoper meegeeft dat jij bent gemandateerd om hardware aan te kopen voor jouw stad of gemeente. Je geeft een korte uitleg mee over het project Buy IT Public, te vinden op onze website. Tot slot moet dat document ook ondertekend worden door diegene die jou mandateert als aankoper (bv. algemeen directeur). Mochten hierbij problemen opduiken, geef gerust een seintje via vlavirgem@v-ict-or.be
- Wij keuren jouw aanvraag goed en nadien maak je op de website van Buy IT Public zelf een klantaccount aan.
- Je ontvangt vervolgens een bevestigingsmail waarin de logingegevens staan waarmee je kan aanmelden op Buy IT Public. Vanaf dan ben je klaar voor jouw eerste aankoop.