Afgelopen donderdag 5/11 was de 'webinar Bookings als afsprakentool voor lokale besturen’ een groot succes met meer dan 60 deelnemers. 3 besturen (Torhout, Duffel, Borsbeek) hebben vanuit eigen insteek hun aanpak binnen en rond deze tool toegelicht. De tool in kwestie zit ingebed in de Office 365-applicaties. Deze gemeentes gebruiken Bookings om op een veilige manier dienstverlening en afspraken aan de klant te kunnen aanbieden. Denk maar aan bezoeken aan het woonzorgcentrum (met registratie van kamernummer), het bekomen van een vergunning, het afhalen van een rijbewijs, enz. En toch is het niet evident gebleken om een tool als Bookings op maat van lokale besturen uit te werken. Zo heb je natuurlijk een overzicht van de processen van jouw lokaal bestuur nodig, maar moet je ook bv. bepalen hoe je de juiste gegevens nadien terug uit de tool krijgt in de vorm van rapportage.
Er waren wel wat bezorgdheden:
- Bookings is vooral een afsprakensysteem, maar het luik klantgeleiding Hoe pak je dit aan?
- Hoe ent je dit systeem op jouw andere, huidige informatiesystemen als lokaal bestuur?
- Dien je producten/dienstverleningen als afspraak in Bookings te clusteren?
- Hoe leid je de klant naar de dienstverlening die hij zoekt maar misschien niet uit het hoofd kan benoemen?
- Is rapportage mogelijk vanuit deze tool?
- Wat als verschillende mensen tegelijk willen komen voor dezelfde afspraak?
- Hoe stel ik tijd in per afspraak? Kan ik buffertijd tussen afspraken instellen?
- Hoe kan ik de klant herinneren aan zijn afspraak om no-shows te vermijden?
- Werk ik met individuele mailboxen, shared mailboxen of zet ik bijkomend dedicated mailboxen op voor Bookings?
- Wat zijn categorieën en waarvoor kan dit nuttig zijn?
- Wat met no-shows?
- Hoe zorg je voor een uniforme naamgeving van dienstverlening/product?
- Hoe pak je beheerdersrechten correct aan?
Maar kijk bovenal voor de concrete use cases die de besturen hebben aangebracht! Bv.: woonzorgcentrum Duffel en bezoekersregistratie, recyclagepark Torhout, zitdagen College Burgemeester en Schepenen Torhout, woonzorgcentrum Torhout en praattafels …
Voor een volledige terugblik kun je als lid van V-ICT-OR terecht op de evenementenpagina. Doen!