Op zoek naar manieren om stemmen op een virtuele en veilige manier te laten doorgaan? U bent niet alleen. Nu fysieke gemeenteraden afgeraden worden en lokale besturen creatieve oplossingen moeten zoeken om hun personeel op een zinvolle manier in te zetten, kijken besturen meer en meer naar de diverse oplossingen voor online samenwerking. En specifiek naar oplossingen om gemeenteraden virtueel te kunnen opvangen.
Net dat laatste aspect hebben we behandeld in de webinar ‘Online vergaderen en stemmen’. De documentatie (filmpje, Q&A, presentatie) vind je als lid van V-ICT-OR hier terug: https://v-ict-or.be/activiteiten/webinars/2020/04/02/stemmen-tijdens-een-online-vergadering
Voor diegenen die het gemist hebben, enkele goeie ‘nudges’ in de juiste richting voor de opzet van een virtuele gemeenteraad:
- Tijdens een virtuele gemeenteraad behandel je niet alleen de hoogdringende punten, maar ook de andere punten; het is de bedoeling de fysieke gemeenteraad zoveel mogelijk na te bootsen, aangezien het niet duidelijk is hoelang de huidige coronacrisis zal duren
- Zorg bij een Teams Meeting van meer dan 30 minuten voor een degelijke agenda met timing, zo kunnen de deelnemers zich goed voorbereiden
- Duid iemand aan die notities neemt (elke Teams Meeting bevat een notuleringsfunctionaliteit)
- Duid een moderator aan die de meeting in goede banen leidt
- Hij/zij bewaakt de timing
- Hij/zij kan mensen muten als er teveel mensen tegelijk spreken
- Deelnemers vragen moderator via chat het woord, de moderator geeft via audio aan als deze persoon mag spreken
- Scherm delen is heel handig om bv. samen documenten te overlopen
Een heleboel extra tips en alle vragen/antwoorden vind je via bovenstaande link …
ABB (Vlaamse overheid) heeft bovendien een aantal nuttige links verspreid om lokale besturen in de crisisperiode van COVID-19 te ondersteunen, o.a. informatie rond de vraag 'hoe organiseer ik een virtuele gemeenteraad'.
- De eerste dateert van maart: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/nieuws/covid-19-virtueel-vergaderen-van-raden-voorlopige-richtlijnen
- Er volgde daarna op 25 maart een aanvulling en update: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/nieuws/gemeenteraden-en-het-coronavirus-covid-19-vraag-en-antwoord-update-25-maart
- Een 3de link is een algemene leidraad voor lokale besturen: hoe zorg je dat je in tijden van COVID-19 je dienstverlening kunt voortzetten: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/corona
De VVSG heeft ook een leidraad digitaal vergaderen (o.a. in kader gemeenteraad verspreid). Op dezelfde webpagina vind je een leidraad van Stad Gent die zelf een virtuele gemeenteraad heeft georganiseerd.
We hopen dat jullie al deze informatie kunnen gebruiken en hopen jullie bij de volgende webinars te zien!