Het V-ICT-OR bedrijvenconsortium is de verzameling van bedrijfspartners waarmee wij als koepelorganisatie samenwerken. Lokale besturen vormen een van hun (soms vele) partners. Ook voor hen is de huidige crisis een leerervaring, en we vonden hen bereid de kennis die ze hebben rond virtueel samenwerken te delen met ons.
In deze laatste tips uit ons bedrijvenconsortium krijgen we een aantal pointers uit de hoek van Topdesk, komen we te weten welke oplossingen Remmicom kan aanbieden inzake thuiswerk en virtuele telefonie, vernemen we van Vanden Broele meer over digitale ondertekening en het digitaal loket en lezen we bij Tobania meer over een centraal meldingsplatform voor burgers.
Topdesk
Tips voor steden en gemeenten die kampen met een grote toename van vragen vanuit de bevolking rond COVID-19:
Zorg dat je ondersteunende diensten duidelijk omgeschreven en zichtbaar zijn
Voor een goede dienstverlening is het belangrijk om te laten zien welke diensten je levert, waar je ze kunt afnemen en voor wie ze zijn. Zorg ervoor dat burgers meteen weten wat ze kunnen verwachten. Zo voorkom je onduidelijkheid en dat verlaagt de werkdruk.
Zorg voor een duidelijk zichtbaar aanspreekpunt
Deze situatie is voor iedereen nieuw, en het is begrijpelijk dat mensen niet goed weten waar ze terecht kunnen met welke vragen. Zorg ervoor dat burgers terecht kunnen op één centraal punt, waar ze verder geholpen worden.
Zorg dat mensen zichzelf kunnen helpen
Zeker de jongere generatie is gewend om online informatie te zoeken en oplossingen te vinden voor problemen die zij tegenkomen. Een uitstekende oplossing hiervoor is het opzetten van een Self Service Portal.
Groepeer veelvoorkomende vragen of meldingen
Vele burgers hebben gelijkaardige vragen. Om mensen niet ongerust te maken is het belangrijk dat iedereen een antwoord op zijn of haar vraag krijgt. Via een functionaliteit zoals major meldingen hou je mensen tegelijk transparant op de hoogte.
Geef proactief informatie via het kennissysteem
Om een overspoeling van de servicedesk te voorkomen is het nuttig de 10 meest voorkomende kennis items proactief richting bevolking te pushen. Zo vermijd je Hierdoor verlaag je de druk op je al overbevraagde collega’s.
Vanden Broele
Kent u al Verifieer of eGovFlow? In deze tijden is digitale ondertekening en een digitaal loket zowel voor u als lokaal bestuur als voor de burger een zegen.
Verifieer
Verifieer is één van de tools die je kan gebruiken om plaats- en tijdsonafhankelijk werken mogelijk te maken zodat jouw interne werking niet in het gedrang komt.
Verifieer® zorgt voor een rechtsgeldige digitale ondertekening van zowel (gescande) papieren als digitale documenten. De digitale documenten blijven ook na afdruk rechtsgeldig door de unieke verificatiecode die elk document bij de ondertekening meekrijgt. Aan de hand van die code kan het digitaal ondertekend document op ieder moment online worden gecontroleerd. Meer info vind je hier.
eGovFlow
eGovFlow is één van de tools die je kan gebruiken om de dienstverlening naar uw burgers te blijven garanderen alsook de impact voor uw medewerkers te beperken.
Met dit digitaal loket maak je jouw burgers mogelijk om aktes, attesten en vergunningen via eID te laten opvragen en snel automatisch te laten ontvangen. Je kan zo gemakkelijk met jouw burgers in contact blijven. Meer info vind je hier.
Tobania
Tobania kan lokale besturen faciliteren om zeer snel 1 centraal meldpunt op te zetten om de verspreiding van het Corona virus op te volgen.
Het meldingsplatform (app) Notifeye is ontwikkeld om burgers in contact te brengen met gemeenten en dienstverleners in de publieke sector. Op basis van het type melding en de geo-locatie zal Notifeye de melding afleveren bij de juiste bestemmeling.
De app werd in januari 2019 gelanceerd voor gans België en is gratis beschikbaar in de Apple & Play store of via het web (https://app.notifeye.be/).
Burgers kunnen via deze weg een melding maken als ze denken de symptomen van het virus of overtredingen van de maatregelen waarnemen.
Remmicom
Vandaag de dag worden we allemaal geconfronteerd met nieuwe, ongeziene scenario’s op het vlak van werken. De werkvloer ligt niet langer waar hij gisteren lag. Remmicom voorziet volgende mogelijkheden.
Oplossingen voor IT-thuiswerk
Remmicom heeft al bij tientallen besturen een oplossing voor thuiswerk operationeel. Waar dit vorige week een nice-to-have was, is dit vandaag voor veel besturen een noodzakelijkheid.
Hun producten, bv. Remote Desktop & Axsguard, zijn hiervoor ingericht. Vorige week werden deze en andere producten in snel tempo opgezet bij besturen die daar nood aan hadden.
Oplossingen voor Telefonie
Ook persoonlijk contact in de vorm van telefonische communicatie blijft belangrijk in tijden van thuiswerk.
Het is nu concreet aangetoond dat hun telefonie-oplossing Gosip hier zich uitstekend toe leent.
De softphone-functionaliteit die standaard aanwezig is, blijkt nu een belangrijke troef voor elke thuiswerker.
Voor vragen over onze infrastructuurdiensten op het vlak van thuiswerk, contacteer Kristof Gotthold, Manager Systeem & Infrastructuur via kristof.gotthold@remmicom.be