Medio 2018 heeft V-ICT-OR bewust binnen zijn werking overgeschakeld op Microsoft Teams. Dat niet alleen voor zijn interne en externe werkgroepen, maar ook voor de leden van de kenniskringen. In eerste instantie is er per regio een MS Team aangemaakt, met standaard per Team een:
- notitieblok (digitaal notuleren en samenwerken);
- planner (taken opvolgen, deadlines prikken, bv. volgende agendaitems en locaties);
- link naar werkruimte (om historiek van de kenniskring te kunnen raadplegen).
Omdat MS Teams heel succesvol blijkt in het ondersteunen van communicatie, gaan we hier verder op inzetten.
Zo hebben we op vraag van heel wat besturen een overkoepelend team gebouwd waarbinnen IT'ers alle issues ook interregionaal op tafel kunnen leggen en van elkaar kunnen leren. In feite de next step in gegevensdeling (na het regionale verhaal). De algemene reactie op dit overkoepelend team is totnogtoe zeer positief.
Dat het overkoepelend team werkt weten we omdat de besturen bij een storing in het recente verleden elkaar via het team op de hoogte brachten, en ervan wisten tot max. 30 min. voor de officiële mededeling van de leverancier in kwestie. Met andere woorden: samenwerken door informeren en verwittigen loont meer dan de moeite.
Aansluitend heeft V-ICT-OR sinds kort kanalen gemaakt in dat laatste team overeenkomstig de piramide van de Vlaamse Virtuele Gemeente: infrastructuur, connectiviteit, data, processen, toepassingen, en overkoepelend informatieveiligheid (+ gegevensbescherming) en organisatiebeheersing.
Ook voor het project LB365 zijn we voor het coördinatieluik de switch gaan maken van fysieke meetings naar Teams-meetings (O365). Daar waar we altijd fysiek samenkwamen met werkgroepen om de flows van de te ontwikkelen toepassingen te definiëren, wordt er nu virtueel vergaderd. Die vergaderingen gaan wekelijks online door. Na een korte analyse blijkt dat tot 5 keer efficiënter qua resource investment (tijdswinst, kosten verplaatsing en administratieve vereenvoudiging ingerekend). De oefening werd doorgetrokken tot de stuurgroep die nu 1 maal per maand samenkomt, en, op vraag, 1 maal virtueel.
Enkele interessante cijfers:
- 16 kenniskringteams en 1 overkoepelend team voor gans Vlaanderen
- 7 kanalen in het overkoepelende team
- 524 leden telt het grootste team, namelijk het overkoepelende kenniskringenteam
Lid van een lokaal bestuur en nog geen toegang tot het regioteam of het overkoepelend team? Meld je dan aan bij louis@v-ict-or.be en we voegen jou toe aan de teams.