V-ICT-OR organiseert net zoals vorig jaar de “Gouden Bit Award” voor slimme lokale besturen, een prestigieuze prijs voor lokale overheden of administraties die dankzij slim ingezette IT het verschil maken voor hun klanten.
De Gouden Bit & Byte Award 2017 zal worden uitgereikt tijdens Manage IT op dinsdag 21 november 2017 in Antwerpen Hilton.
Maar liefst 16 projecten werden ingediend.
Markten en foren op de paardenmolen van de digitalisering
Stad Brugge
"Merk" : Fries voor "Markten" is een softwareprogramma dat ontwikkeld werd om de excel files en mappen vol documenten bij het beheer van markten en foren te verpulveren en om ter plekke via tablet raadpleging mogelijk te maken van alle documenten en aanwezigheden, betalingen, attesten brandweer, FAVV, ... dit door meerdere personen. De markt/foorkramer kunnen zelf hun documenten opladen in het systeem en we kunnen vanuit het systeem communiceren met de kramer. Als meerdere steden hier op in tekenen hoeven sommige documenten (document ambulante handel, FAVV) maar 1 keer opgeladen te worden.
Bilzen biedt hedendaagse dienstverlening met behulp van geïntegreerde midoffice.
Stad Bilzen
Stad Bilzen tekende een nieuw en toekomstgericht dienstverleningsmodel uit dat erop gericht is inwoners en bezoekers op een klantvriendelijke en kwalitatieve manier te helpen. Hiervoor worden concepten zoals een centrale balie, elektronische formulieren en digitale dienstverlening geïntroduceerd. De primaire doelgroep zijn de inwoners en organisaties van de stad Bilzen. Het nieuwe concept moet hen de stedelijke dienstverlening laten ervaren als kwalitatief, efficiënt én klantgericht. Met die ambitie als uitgangspunt werd een geïntegreerde midoffice geïmplementeerd met een verregaande integratie met de stedelijke website en een procesbeheersingstool van waaruit de producten- en dienstencatalogus en de daaraan gelinkte processen centraal worden beheerd en gestuurd.
Elektronische facturatie: het lokaal bestuur als PEPPOL acces point.
Gemeentebestuur Sint-Katelijne Waver
Bij e-invoicing worden factuurgegevens digitaal uitgewisseld. e-Invoicing beoogt naast de digitale uitwisseling van deze factuurgegevens ook de digitale verwerking van de factuur. e-Invoicing beoogt dus een doorgedreven digitalisering van de overdracht en de verwerking van de factuur. Omdat e-invoicing niet enkel kijkt naar de digitalisering aan zijde van de verzender, maar ook de digitalisering van de ontvangende zijde beoogt, wordt een PDF-factuur niet als elektronisch factureren beschouwd. De PDF-factuur lost immers enkel het probleem van de verzender op. Voor de ontvanger blijft een PDF-factuur weinig verschillend van een papieren document. Bij de elektronische factuur kan informatie uitgewisseld worden via XML-bestanden. e-Invoicing beoogt dus de elektronische aanlevering én verwerking van de factuurgegevens. Zowel verzender als ontvanger spelen in dit elektronische facturatieproces een rol.
Daarnaast zijn er de technische voorwaarden. De overheid maakt gebruik van een standaard in elektronische facturatie (Peppol) en heeft daarvoor een platform ontwikkeld (Mercurius). Aan de leveranciers zal dan ook gevraagd worden om facturen aan te leveren in een XML- formaat op dat Mercurius-portaal.
Sinds 1 januari 2017 heeft de Vlaamse overheid haar leveranciers reeds verplicht om facturen op elektronische wijze te verzenden. In 2018 volgt ook de Federale overheid.
De gemeente Sint-Katelijne-Waver wil met dit project als eerste Vlaams bestuur eveneens klaarstaan om al in 2017 elektronische facturen in Peppol te ontvangen. Hiervoor werkt ze samen met Arco en Cipal Schaubroeck die hiervoor de software (CAAS) aanleveren.
Levenslang leren met blockchain: proof of concept.
Digipolis & AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen
Op verschillende niveaus staan overheden, en dus ook de klanten van Digipolis, voor de grote uitdaging om dichter bij de burgers te staan. Letterlijk: daar staan waar de burgers hen nodig hebben. Tegelijk is er de vraag naar minder bureaucratie en minder personeel.
Blockchain wordt al een tijdje naar voren geschoven als de technologie die oplossingen kan bieden om aan deze vragen tegemoet te komen, de laatste tijd steeds vaker. Ze moet echter gezien worden als een zeer nieuwe en snel evoluerende technologie waar het aantal werkende toepassingen binnen de overheid op dit moment nog zeer beperkt is. Het is dus ook niet evident om deze technologie onmiddellijk en zonder verder onderzoek te incorporeren binnen de bestaande bedrijfsprocessen.
Om een beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden en beperkingen van blockchain werd bij Digipolis enerzijds een blockchain lab met verschillende ‘Distributed Ledger Technology’-platformen opgezet: een omgeving met als doel te experimenteren met verschillende technologieën en het samen bouwen aan oplossingen.Zie ook de feedback van de Blockchain inspiratienamiddag waarbij Blockchain POC werd voorgesteld via https://twitter.com/search?f=tweets&vertical=default&q=%23BCAntwerpen.
Anderzijds startten het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen en Digipolis samen het project ‘POC Levenslang Leren’ op. Het doel van dit project was om met een beperkt budget (25.000 €) en op zeer korte termijn maximaal informatie te verzamelen over de mogelijkheden van blockchain en dit - bij voorkeur - gestaafd met een reëel werkende toepassing. In deze POC kunnen gebruikers officiële diploma’s en attesten, maar ook informele competenties, op een eenvoudige manier onweerlegbaar vastleggen. De documenten worden volledig ontsloten naar de alle partijen die ze willen en mogen raadplegen. M.a.w. een prima samenspel tussen de onderwijsinstellingen (aanbieden van diploma’s en attesten) en de burgers (aanvaarden en beschikbaar stellen ervan) enerzijds, en de bedrijven (het raadplegen van de documenten) anderzijds.
MijnEnergieKompas
Intercommunale Leiedal
Met het regionaal programma Warmer Wonen wil Leiedal, samen met haar 13 steden en gemeenten, meer woningeigenaars overtuigen om te starten met een energierenovatie. Maar vaak weten ze niet wat de energieprestatie vandaag is, hoe ze die kunnen verbeteren, en welke hoe ze dit kunnen aanpakken.
Mijnenergiekompas.be is een webtoepassing die woningeigenaars meer inzicht geeft over de energieprestatie van hun woning. En het genereert een eerste woningrenovatieadvies. Dit alles geautomatiseerd en efficient. Mijnenergiekompas wijst vervolgens de weg naar de lokale renovatiecoach.
Mijn kinderopvang: sneller, slimmer en efficiënter communiceren
Autonoom Gemeentebedrijf Kinderopvang Antwerpen
"Mijn kinderopvang" is een digitaal portaal waarin zowel de info van het administratief dossier van onze klant als de communicatie met de klant wordt samengebracht & ontsloten. Het verbindt bijna alle backofficesystemen die de stedelijke kinderopvang gebruikt en ontsluit wat voordien niet zichtbaar was voor de klant.
"Mijn kinderopvang" biedt info op maat van de klant en op 1 centrale plaats. De klant kan er facturen raadplegen, afwezigheden ingeven, fiscale attesten downloaden, aangeven wie hun kind mag ophalen, het opvangplan aanpassen … Het is daarnaast ook een nieuwsplatform, waarop elke opvanglocatie zelf nieuws, activiteiten en foto's kan publiceren.
OCMW Maasmechelen
Wachtlijstbeheer WZC Heyvis
Automatische creatie van een wachtlijstvolgorde rekening houdende met de door het beleid bepaalde volgorde regels. Gebruikt door de dienst Ouderen en thuiszorg voor registratie en digitale dossiervorming en de sociale dienst in het WZC voor het maken van de lijsten. Lijsten worden ook maandelijks aan het beleid bezorgd. Tevens wordt alle data nodig voor het jaarverslag per knopdruk afgeleverd.
#BuyfromStartups @Digipolis. Of hoe innovatie bij een overheid binnenstroomt.
Digipolis
Het Buy from Startups project had als doelstelling het aankopen van innovatieve IT-oplossingen en -diensten bij creatieve dienstverleners aan te zwengelen. Het project probeerde als dusdanig zowel in te zetten op het flexibeler aankopen van meer innovatie (m.a.w. nog onbestaande of toch zeer vernieuwende diensten en producten), alsook tegelijkertijd op een innovatief en lean and mean aankoopproces zelf.
Zerkzoeker
Intercommunale Leiedal
Leiedal ontwikkelde een toepassing waarmee je het graf van een dierbare overledene kunt opzoeken met je smartphone, tablet of computer. De verouderde begraafplaatstoepassing van Avelgem, Deerlijk en Waregem werd onder de loep genomen, grondig herwerkt en onder meer mobiel toegankelijk gemaakt. De proof of contept werd in 2014 door studenten ontwikkeld tijdens de Open Summer of Code van de Open Knowledge Foundation. De verdere ontwikkeling door Leiedal zorgde ervoor dat binnen de regio Zuid-West-Vlaanderen Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Waregem en Wevelgem van de vernieuwde Zerkzoeker gebruik maken.
Krook Bib App - De bibliotheek in je binnenzak
Bibliotheek De Krook - Stad Gent
De Krook Bib app is de eerste smartphone app ontwikkeld voor een Belgische openbare bibliotheek. Deze laat gebruikers hun bibliotheekzaken on the go regelen. Het gebruiksgemak van de lener staat voorop en de app wil ook inspireren.
De catalogus staat er centraal. Omdat een responsive catalogus voor openbare bibliotheken in Vlaanderen nog niet bestond, was dit een cruciale innovatie. En omdat Bibliotheek De Krook zo’n zeventigduizend actieve leden telt, die hoge verwachtingen hadden van de nieuwe werking, was dit ook een absolute vereiste.
De app omvat de kern van de dienstverlening. Het opzoeken van een werk roept meteen ook de beschikbaarheid op van dat werk in alle vijftien bibliotheeklocaties. Je kan de titels consulteren, reserveren of aan leeslijsten toevoegen. Je kan zien wat je nog thuis liggen hebt en verlengen indien nodig. Openstaande bedragen kunnen online worden betaald. Omdat we deze telaatgelden graag vermijden, ontvangt de lener een notificatie wanneer de einddatum nadert. Daarnaast pakt de app uit met inspirerende features. Omdat men in de eerste plaats naar de bibliotheek komt om leessuggesties te vinden, geeft de app ook leestips-op-maat.
Slim beheer van het Openbaar Domein
Stad Antwerpen (Stadsontwikkeling - Tijdelijke Verkeerssignalisatie)
Stad Antwerpen krijgt dagelijks tal van aanvragen te verwerken over innames op het openbare domein: plaatsen van puincontainers, werven, infrastructuurwerken, horecaterrassen, manifestaties,... In 2015 behandelde Stad Antwerpen maar liefst 15.000 aanvragen. Ondanks dit grote aantal vergunde innames, kampte de stad met een overvloed aan onvergunde parkeerverbodsborden. Tot en met 2015 dienden burgers zich te melden tot het loket van de Lokale Politie voor een vergunning te bekomen. Hier kregen zij de keuze om zelf de borden te plaatsen of dit te laten doen door politie. Het indienen van een aanvraag kostte burgers een (te) grote inspanning.
Het stadsbestuur besliste om het proces rond innames openbaar domein te optimaliseren en koos resoluut voor een digitale strategie. Doel? Meer gebruiksgemak, meer transparantie, meer efficiëntie en meer regularisaties. Een slimme stad is een gebruiksvriendelijke stad.
Stadsbreed chatbotplatform. Werd ú al geholpen?
Digipolis
Burgers verwachten een betere service van hun lokale overheid. Wij werkten een chatbotplatform uit dat niet één, maar álle stadsdiensten kunnen inzetten om de burger (en medewerker) vlotter en in native Nederlands te kunnen bedienen.
Digitalisering van subsidies maakt de PDCA-cirkel rond in Gent
Stad Gent
Subsidies is een van de instrumenten dat door het beleid kan ingezet worden om een doelgroep aan te zetten tot acties die de doelstellingen van het beleid helpen realiseren (Plan). Na het stemmen van het subsidiereglement, start het aanvragen, verwerken en uitbetalen van de subsidies (DO). Op basis van cijfers van de aanvragen krijgt het beleid zicht op het al dan niet bijdragen van de subsidie aan de doelstellingen (Check) en kan eventueel de subsidie bijsturen/uitbreiden (ACT) indien nodig.
Ik schrijf, jij schrijft, wij schrijven....jouw brief!
Gemeentebestuur Edegem
Proces van uitgaande briefwisseling intern efficiënt organiseren met klantgerichte, leesbare en uniforme correspondentie naar alle klanten van het gemeentebestuur.
Makkelijk en mobiel betalen voor parkeren in Gent
Mobiliteitsbedrijf Stad Gent
Een goed doordacht parkeerbeleid is een belangrijke hefboom voor het stedelijk mobiliteitsbeleid. Het heeft een grote impact op de leefkwaliteit in de stad en op de aantrekkelijkheid van de stad voor haar bezoekers. Gent wil hierin sturend optreden en tegelijk de inwoners en de bezoekers een kwaliteitsvolle en hedendaagse dienstverlening aanbieden. ‘Smart parking’ moet de norm worden: met een minimale inspanning van de parkeerder, maximaal informeren en begeleiden.
Om dit allemaal mogelijk te maken, heeft Gent de laatste jaren sterk ingezet op het digitaliseren van het parkeren. Zo zijn de parkeerkaarten vervangen door digitale vergunningen, de parkeerautomaten verkopen geen papieren maar e-tickets en ook de parkeercontrole is volledig gemoderniseerd. Een laatste belangrijke stap in dit traject was het introduceren van mobiele betalingen voor parkeren (bijv. via SMS of via een app op de smartphone). Het zogenaamde “mobiel parkeren” moet zorgen voor een groter gebruiksgemak voor de parkeerder en voor een efficiënter parkeermanagement door de Stad.
Geïntegreerd “Digitaal Sociaal Dossier” voor grote en kleine besturen
Stuurgroep met volgende OCMW besturen: OCMW Hasselt / OCMW Turnhout / Sociaal Huis Mechelen / OCMW Genk / OCMW Brasschaat
Armoedebestrijding heeft de afgelopen 10 jaar een grote metamorfose doorgemaakt. De verschillende organisaties werkten tien jaar geleden vanuit hun vakkennis. Samenwerking en integratie van dienstverlening gebeurde slechts beperkt. Ook binnen de grootste lokale actor op dit domein, de sociale diensten van de steden en gemeenten, werd op deze manier gewerkt. Het was op veel plaatsen perfect normaal dat verschillende hulpverleners vanuit verschillende invalshoeken (intake, trajectbegeleiding, maatschappelijk werk,...) rond hetzelfde gezin werkten. Naast elkaar, niet met elkaar. Dit alles werd versterkt door toenmalige visie op informatiedeling.
De uitbouw van een gedeeld en geïntegreerd digitaal sociaal clientendossier rond één gezin om de verkokering te overstijgen, was hier de primaire de eerste prioriteit.
Schrijf snel nog in voor Manage IT en wees erbij voor de nominaties en de uitreiking van de Gouden Bit en Gouden Byte Awards tijdens het theaterdiner!