Twaalf leden van verschillende lokale besturen en Vlaamse en federale overheid, gingen van start met de werkgroep digitale handtekening. De doelstelling van deze werkgroep – opgericht in de schoot van de zeswekelijkse stuurgroep lokaal e-Government – is om ten dienste van alle lokale besturen een nota op te maken over hoe men omgaat met het digitaal handtekenen van documenten binnen de dienstverleningsprocessen.
Lokale besturen zijn klaar voor een radicaal digitale transitie, hoewel er toch nog enkele pijnpuntjes naar voor kwamen die men op kort termijn wil uitgeklaard zien.
Los van diverse werkwijzen bij de participerende besturen - hoewel de werkwijze van Ingelmunster perfect vergelijkbaar was met die van Antwerpen - bleek er al snel een consensus te zijn om een vorm van ‘comply-or-explain’ uit te werken. Organisatieonderdelen moeten in deze aantonen dat een handtekening nodig is en zijn vervolgens verplicht om een digitaal alternatief voor de handgeschreven handtekening toe te passen.
Het is de ambitie van de werkgroep om in het najaar in functie van de stuurgroep lokaal e-goverment op 11 oktober een draftnota neer te leggen waarin de transitie naar een papierloze werkplek iets makkelijker wordt gemaakt. Het is volgens de werkgroep niet voldoende om een technologische oplossing aangeboden te krijgen om “radicaal digitaal” te gaan werken, men moet tevens een methodiek en een wijzigingstraject aanreiken. Een uitwerking waar V-ICT-OR samen met de werkgroep wil voor zorgen, om deze voor alle besturen ter ondersteuning als ‘roadmap’ mee te geven.
Het handtekenen van documenten zorgt in veel werkprocessen ook voor een bottleneck en een langere doorlooptijd: handtekenmappen worden voorbereid, worden fysiek ter plaatse gebracht en worden na het handtekenen opnieuw opgehaald. Hoewel dit soort veranderingstrajecten in het kader van de administratieve vereenvoudiging passen, werkt men nog niet op alle juridische domeinen helemaal mee. Zo herkende de werkgroep de vastgelegde onwettelijkheid van de GAS boetes, als deze met een gescande digitale handtekening worden uitgereikt.
De werkgroep heeft binnen de outline van de nota die ze wil opmaken alvast de volgende structuur vastgelegd:
- Basisconcept met beslissingsboom
- Ondertekenmethodes gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd
- Afwijkende concepten
- Speciale aandacht voor
- Juridisch kader
- Bulk tekenen
- Gas boetes
- Houdbaarheid - technologische evolutie
- Aansprakelijkheid
- Hoe voer ik het door? (Roadmap)
- Change in de Organsatie
- Draagvlak creëren
- Hoe zet ik het interne beslissingsraject op om van start te gaan?
- Overzicht van hoever men staat …
- Digitaal handtekenen
- Technologische oplossingen
Wie graag meewerkt of input wenst te geven aan de werkgroep kan dit via e-mail
