Organisaties kunnen tientallen procenten besparen op de inkoop van ICT-projecten. Niet door openbare aanbestedingen, niet door het steeds meer korting vragen aan ICT-leveranciers en niet door zelf nog meer energie in een project te steken, maar door er alleen maar voor te zorgen, dat je als organisatie niet de probleemeigenaar wordt van het ICT-project.
De meeste besturen zien ICT als een belangrijk en zeer bruikbaar bedrijfsmiddel. Van uw leverancier verwacht u dat deze u ontzorgt en ook als probleemeigenaar opstelt en u daadwerkelijk garanties biedt.
Daarom een paar tips, die u zeker ook zult krijgen op onze kennisdag opdrachtgeverschap op 28 september waarvoor u zich al kunt inschrijven.
1 - Probeer uw behoeften zo goed mogelijk te omschrijven in termen van doelstellingen (op ‘wat’-niveau) en leg dit vast in een Request for Proposal (RfP). Dat bespaart u om te beginnen al heel veel werk. Neem contact op met een aantal potentiële aanbieders, waarvan u inschat dat ze een oplossing kunnen realiseren, waarmee ze voldoen aan uw behoefte. Organiseer voor de kandidaten een uitgebreide informatiesessie en laat hierbij zien in wat voor omgeving de oplossing zal moeten werken. Vraag hierop om een reactie. Bepaal vervolgens de knock-out criteria en geef deze aan in uw RfP.
2 - Nu selecteren op prijs kost later veel geld. Veel ICT-leveranciers zijn ervaren in het inschrijven op een RfP. Ze weten dat ze scherp moeten aanbieden en hun dienst goed moeten afbakenen. Verdienen gebeurt later in de spin-off. U kunt in dit stadium dan ook meestal van alle aanbieders een voor u faire prijs verwachten. Geld wordt pas later belangrijk en dan kunt u nog enkele tientallen procenten besparen op uw kosten voor de dienstverlening. Nu gaat het erom de aanbieder te kiezen die daadwerkelijk aanbiedt wat u heeft gevraagd en op een manier waarin u gelooft. Verdiep u op dit moment niet in alle ingewikkelde verhalen uit de aanbieding. Vaak zijn deze bedoeld om iets te verbloemen, bijvoorbeeld een poging om op voorhand alvast een hoeveelheid meerwerk te genereren of om u weer tot probleemeigenaar te maken. Nodig de leveranciers van de twee of drie meest interessante offertes uit en stel ze dan gewoon de vraag welke toegevoegde waarde de ingewikkelde verhalen hebben voor uw doelstellingen. Meestal blijkt dan, dat ze ook geschrapt kunnen worden. Als dat zo is, hoeft u alleen nog de vraag te stellen wat hiervan de consequenties zijn voor de prijs. Zorg dat de vragen en antwoorden worden genotuleerd.
3 - Eis expertise en eis ‘proven technology’. U wilt niet de oplossing die u vraagt, maar de oplossing die u nodig heeft! Dat zijn in de praktijk twee heel verschillende dingen. U wilt dus consultants van de leverancier die komen brengen en niet consultants die alleen maar halen. Het moeten dus ervaren consultants zijn. U voorkomt daarmee bovendien dat u weer probleemeigenaar wordt. Eis dus van de leverancier dat hij op basis van zijn expertise een voor u werkende oplossing realiseert. En als de leverancier komt met een oplossing die niet werkt, dan is de zaak duidelijk. Dan mag hij voor eigen rekening zorgen, dat hij zijn toezeggingen waarmaakt. Hij is tenslotte probleemeigenaar.
4 - Voorkom maatwerk! Veel aanbieders willen het laten voorkomen dat uw RfP toch wel uniek is en dat daar dus ook een specifieke oplossing voor nodig is. Natuurlijk is dat onzin. Uw badkamer thuis is waarschijnlijk ook uniek. Maar toch is deze opgebouwd uit allemaal standaardcomponenten. En was het ontwerp van deze badkamer niet gewoon onderdeel van het offertetraject en dus voor u gratis? De ICT is tegenwoordig echt wel zo volwassen, dat u iets dergelijks ook van uw ICT-leverancier mag verwachten. De leverancier treedt op als hoofdaannemer voor de door uw gevraagde oplossing verantwoordelijk en blijft dus in alle gevallen probleemeigenaar. Accepteer geen verantwoordelijkheid verschuiving naar onderaannemers, dan had u die zelf wel een aanbeiding kunnen laten doen.
5 - De algemene voorwaarden van de leverancier direct degraderen als minst belangrijke. Want in die algemene voorwaarden staat letterlijk vermeld, dat opgegeven levertijden de leverancier niet binden en steeds slechts een indicatief karakter hebben. De afgegeven ‘garantie’ komt er in het kort op neer, dat de leverancier er niet voor instaat dat de aan cliënt ter beschikking gestelde programmatuur geschikt is voor het feitelijke en/of beoogde gebruik door cliënt. Evenmin garandeert de leverancier volgens de voorwaarden dat de programmatuur zonder onderbreking, fouten of gebreken zal werken of dat steeds alle fouten en gebreken worden verbeterd. Op basis hiervan een contract tekenen betekent, dat u dus als klant de probleemeigenaar bent. Waarschijnlijk heeft u zelf geen inkoopvoorwaarden voor ICT-diensten. Dat is ook niet nodig, wanneer u van de contractopbouw een hiërarchie maakt. Van onder naar boven is deze als volgt: de algemene voorwaarden van de leverancier; de offerte van de leverancier; de RfP; het service level agreement van de leverancier; de actuele service offerings van de leverancier; een A4 waarop aanvullende afspraken staan. Een dergelijke contractopbouw is fair voor u, maar ook voor de leverancier, en voorkomt dat uw project uiteindelijk mogelijk in de rechtszaal eindigt. Geef wel direct in uw RfP aan, dat u deze hiërarchie eist en controleer in de aanbieding van de leverancier, dat hij hiermee akkoord gaat.
6 - Eis een standaardimplementatie. Elke methode voor de ontwikkeling van ICT-middelen start met een gebruikersonderzoek om alle eisen en wensen boven tafel te brengen. Dat klinkt zeer klantvriendelijk, maar is in feite een doeltreffende aanpak om u weer probleemeigenaar te maken. Want als al die geïnventariseerde eisen en wensen in kaart gebracht zijn, dan zult u meestal uitkomen op iets dat niet consistent is en vaak te ambitieus en doorgaans niet voldoet aan uw doelstellingen. Het betekent vaak een aanzienlijke hoeveelheid meerwerk. In die eisen en wensen zult u dan dus weer moeten snoeien. Eis dus een standaardimplementatie voor de oplossing die de leverancier heeft aangeboden. U heeft hem niet voor niets probleemeigenaar gemaakt voor de werking van deze oplossing. Wijs daarom 1 tot 3 mensen aan, die namens uw organisatie de input verzorgen en regel hun beschikbaarheid. En zie er nauwlettend op toe, dat uw muis niet uitgroeit tot een olifant. Nadat uw organisatie een aantal maanden met de nieuwe oplossing heeft gewerkt, zijn medewerkers eraan gewend en hoeft u alleen de echte fouten nog te verbeteren. Natuurlijk is dat meerwerk, maar het kost aanzienlijk minder dan de exercitie van de muis en de olifant.
7 - Schrap zoveel mogelijk projectmanagement. In de meeste aanbiedingen zit nogal wat overhead verwerkt, die u niet nodig heeft. Denkt u hierbij vooral aan projectmanagement. Het is zeker het geval als er ook nog trots wordt vermeld, dat er een projectaanpak is volgens Prince2. Prince2 gaat ervan uit, dat de opdrachtgever de probleemeigenaar is en dat dit vooral zo moet blijven. Het werk van een projectleider in een implementatietraject houdt doorgaans weinig meer in dan het werk van een gemiddelde secretaresse en is vooral: aanspreekpunt zijn, overleg voeren, relatiebeheer, agendabeheer en administratieve afhandeling. Grotendeels zijn dit interne coordinatie processen van de leverancier zelf. U hoeft die natuurlijk niet dubbel te betalen. U betaalt tenslotte al mee aan de overhead van de leverancier via zijn marge op de opdracht. Bovendien zal een projectleider er vooral voor zorgen, dat zijn organisatie niet de probleemeigenaar wordt. Gelukkig heeft u dat goed geregeld, maar desondanks zal de projectleider steeds weer proberen het probleem terug te schuiven naar u. Dat u voor deze acties niet wilt betalen, is evident. Natuurlijk is het dan wel nodig, dat u zelf uw inkoper als uw projectleider op het project zet. Die zorgt, dat u krijgt wat afgesproken is en dat onnodig meerwerk wordt voorkomen. Het moet iemand zijn, die zich vooral bewust is van allerlei onvolwassenheden die binnen de ICT-dienstverlening normaal gevonden worden en die er voor zorgt, dat u daar niet de dupe van wordt. Verder moet hij inhoudelijke genoeg verstand van zaken hebben om snel te zien dat de ICT-leverancier bezig is te verdwalen en dit signaleren. En bovenal moet hij ervoor zorgen, dat u geen probleemeigenaar wordt.
Het zijn enkele tips, die u verder kunnen helpen om goed opdrachtgever te zijn en niet vanaf minuut één probleemeigenaar.
Wij zijn u graag op de kennisdag!