We stellen vast dat diverse lokale besturen met vragen kampen over het vernietigen van papieren facturen nadat ze die gedigitaliseerd hebben. Onderstaande vraag werd ons deze week nog gesteld.
Sinds 2010 zijn alle inkomende facturen gedigitaliseerd. Mogen, in het kader van de huidige vigerende regelgeving, de papieren facturen van 2011, 2012 en 2013 vernietigd worden ?
In samenwerking met de verantwoordelijke ambtenaren van Informatie Vlaanderen kunnen we daar als volgt op antwoorden.
We moeten deze vraag in twee deelvragen opdelen:
-
Kan een lokaal bestuur haar papieren facturen die ze ontvangt, vernietigen en enkel op basis van scans haar betalingen uitvoeren?
Deze vraag kadert in de context van substitutie (= het vervangen van papieren originelen door digitale kopieën). Het is juridisch mogelijk om substitutie toe te passen: papieren originelen inscannen en nadien vernietigen, terwijl de kopieën dezelfde bewijskracht behouden.
-
Is de digitale kopie even bewijskrachtig?
Substitutie is zeker mogelijk indien je rekening houdt met een aantal voorwaarden. Die voorwaarden zijn geregeld door een circulaire van de FOD financiën. Die voorwaarden blijken echter achterhaald. Vanuit die vaststelling namen het departement Informatie Vlaanderen (Vlaamse overheid), OCMW Gent en stad Ieper het initiatief om een eenvoudige, generieke substitutieprocedure op te stellen en voor te leggen aan de FOD Financiën. In deze procedure is aandacht voor: (1) voorafgaande bepalingen, (2) ontvangst van de documenten, (3) scanproces, (4) export digitale documenten, (5) nazorg papieren documenten, (6) kwaliteitscontrole op volledigheid en leesbaarheid en (7) herscannen van documenten. Wat betreft de nazorg van de papieren documenten stelt de generieke procedure volgende voorwaarden:
-
De gescande documenten worden op basis van volgorde van scannen en barcodenummer verpakt in archiefdozen.
-
Elke doos wordt beschreven op basis van de uiterste nummers van de barcodes.
-
De dozen worden in een beveiligd archiefdepot opgeslagen voor de duurtijd van minstens 3 maanden en worden nadien vernietigd.
-
Vernietiging wordt gedocumenteerd.
U kunt meteen aan de slag met deze generieke procedure: www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/substitutie.
Wie vragen heeft over de substitutie van andere bestuursdocumenten kan eveneens terecht op bovenstaande website.