In samenwerking met V-ICT-OR deed het Agentschap Binnenlands Bestuur een onderzoek naar het gebruik van notulenbeheersystemen in onze Vlaamse steden en gemeenten. Het onderzoek had een dekking van 100% m.a.w. alle steden en gemeenten uit Vlaanderen hebben deelgenomen!
Dit onderzoek kwam er naar aanleiding van de opstart van het project “Lokale besluiten als gelinkte open data“ van ABB waarvoor men fondsen uit het hefboombudget verkreeg. Lokale besluiten bevatten authentieke informatie met zowel maatschappelijke als beleidsmatige en bestuurskundige relevantie. Met dit project wordt een methodiek ontwikkeld om relevante data vertrekkend vanuit de bron op een gestructureerde en geïntegreerde manier te verzamelen en ter beschikking te stellen voor hergebruik. De te ontwikkelen methode moet toelaten om het potentieel van de grote hoeveelheid aan (lokale) informatie te ontginnen en tegelijkertijd meervoudige en onnodige registratie van gegevens bij lokale besturen vermijden door de gegevens zo dicht mogelijk bij de bron te beheren, namelijk het besluitvormingsproces van lokale overheden. De experimentele studie loopt verder in 2016.
De bevraging ter voorbereiding van dit project leverde alvast een aantal frappante gegevens op.
Maar liefst 26% van de 308 bevraagde besturen blijkt geen specifieke softwareoplossing te gebruiken voor hun notulenbeheer. De vier meest gekende oplossing bouwers (CEVI, CIPAL, Schaubroeck en Remmicom) zijn samen goed voor 62% van de notulenbeheersystemen met elk een bijna evenredige verdeling van het aantal besturen waarvoor ze werken. De overige 12% gebruikt diverse toepassingen, waarvan 2% - zijnde 6 à 7 lokale besturen - een eigen gecreëerde oplossing in huis hebben.
Onze lokale democratie staat in dit informatietijdperk al eventjes voor nieuwe uitdagingen. De toenemende complexiteit van vraagstukken waarover besluiten worden genomen stelt steeds hogere eisen aan het proces waarmee raadsleden en burgers geïnformeerd worden. Dankzij verdergaande digitalisering kunnen lokale overheden hun besluitvormingsproces en interactie met de burgers aanzienlijk gaan verbeteren. Transparantie en een inzichtelijk besluitvormingsproces met actief betrokken burgers liggen dan veel meer binnen handbereik. Om de informatiepositie van het lokale beleid en burgers te versterken, is inzicht in het democratische besluitvormingsproces en laagdrempelige toegang tot de informatie uit de notulen onontbeerlijk. Het openstellen en linken van de lokale besluiten, gebaseerd op open data, legt het fundament voor de oplossing van dit vraagstuk. We kijken dan ook heel positief naar de voortgang van dit project en werken er graag aan mee.
Voor V-ICT-OR was het alvast een goede oefening om de softwarecatalogus stapsgewijs te gaan opbouwen. In dit project willen we het gebruik van alle software in kaart brengen om ook daarmee de nodige conclusies te kunnen trekken. We houden jullie uiteraard van dit project ten gepaste tijde op de hoogte.
Wie meer details wil kennen over dit en alle andere lopen projecten komt gerust een kijkje nemen op ManageIT 2015
