2019 nadert, is uw bestuur reeds bezig met de voorbereidingen?
Een integratie heeft impact op verschillende gebieden, waaronder ook op de organisatie van de ondersteunende diensten. Tijdig een plan uitwerken is cruciaal. Hoe begin je daar nu aan?
EEN PROJECTPLAN
Een projectplan zal bepalen wanneer welke acties uitgevoerd dienen te worden. Ik werk met volgende fases:
- Plan
Dit is de fase waarin u de doelstellingen gaat bepalen. In het geval van de integratie is de doelstelling dat u een geïntegreerd OCMW in de Gemeente hebt. Daaraan gekoppeld kan u enkele afspraken bepalen die tijdens dit proces in gedachte dienen gehouden te worden. Van zodra u de verschillende stappen die u tot uw doel zullen brengen, hebt bepaald, kan u er ook een tijdslijn aan koppelen.
- Do
Deze fase kan u eveneens beschouwen als de implementatiefase. U voltooit elke actie en zorgt voor de uitvoering van het plan.
- Act
U speelt tijdens het project kort op de bal. Indien u merkt dat iets niet werkt, zorgt u voor de nodige aanpassingen.
- Check
Na de implementatie van uw project evalueert u het resultaat en het verloop van het project. Indien nodig, zorgt u nog voor enkele aanpassingen.
HET INHOUDELIJKE WERK
Hoe zal de nieuwe organisatie eruit zien?
In het projectplan voorziet u een tijdspanne waarin u gaat bepalen hoe de nieuwe organisatie er uit dient te zien. Welke diensten worden samengebracht? Hoe zal het werk verdeeld worden? Wat zullen de verantwoordelijkheden zijn? Hoe groot dient dit team te zijn? Van zodra u weet hoe de ondersteunende diensten er organisatorisch zullen uitzien kan u over gaan naar de volgende stap: competenties bepalen.
Competenties bepalen
Wanneer het kader gecreëerd is, kan nagedacht worden over de competenties waarover de medewerkers per dienst moeten beschikken. Hieruit vloeien weer bijkomende acties, waaronder bijvoorbeeld het aanpassen van de functiebeschrijvingen.
Het nieuwe team samenstellen
Ondertussen weet u hoe de nieuwe organisatie van de ondersteunende diensten eruit zal zien en welke competenties u nodig hebt. De volgende stap brengt ons bij het selectieproces. Hoe gaat u bepalen wie welke functie zal uitoefenen? Van zodra de selectieronde voorbij is, komt het erop aan het nieuwe team ook goed te laten samenwerken.
ENKELE KANTTEKENINGEN
Talenten benutten
Binnen HR wordt meer en meer gesproken over talent management. Dit principe gaat er van uit dat de talenten van medewerkers worden gebruikt. Dit zou willen zeggen dat iemand van een bepaalde ondersteunende dienst de ideale medewerker zou kunnen zijn voor een andere dienst. In uw integratietraject kan het een mogelijkheid zijn om medewerkers de kans te geven intern te solliciteren. Literatuur heeft aangetoond dat medewerkers die kunnen werken vanuit hun talent meer gemotiveerd en gepassioneerd zijn in hun job en op die manier ook een positieve invloed hebben op collega's.
Change management en communicatie
Het consolideren van twee bestuursorganen heeft een grote impact en zorgt ook voor de nodige onzekerheid bij het personeel. Een duidelijk communicatieplan is dan ook belangrijk. Dit communicatieplan kan bepalen wanneer u het personeel informeert, over welk onderwerp en via welk kanaal. Zorgen dat de medewerkers geïnformeerd zijn, zorgt er ook voor dat ze het traject mee kunnen ondersteunen.
Change manangement of veranderingsmanagement stelt dat u bij aanvang van het project best in kaart brengt of uw organisatie klaar is voor de verandering. Er zullen altijd een aantal medewerkers weerstand bieden. Het is van belang om een bewustwording te creëren bij het personeel, hen de noodzaak van de verandering aan te tonen. Een persoonlijke benadering, goede communicatie en informatieberichtgeving over de verandering zullen de weerstand beperken.
V-ICT-OR KAN HELPEN
Het kan zijn dat u reeds een plan heeft uitgewerkt en u graag heeft dat iemand met een kritische kijk alles even doorneemt. Of u weet eigenlijk niet goed hoe hieraan te beginnen en zou graag beroep doen op iemand die als projectmanager alles kan coördineren. Of u heeft misschien graag iemand die ook inhoudelijk met u gaat meedenken over de nieuwe organisatie, het bepalen van de competenties, het uitvoeren van de selectieprocessen etc.
Het domein HR binnen V-ICT-OR kan u helpen. Neem alvast een kijkje in ons aanbod http://hrm.v-ict-or.be/aanbod/advies-en-consultancy-op-maat of contacteer ons via domeinhr@v-ict-or.be of op 0485/86 06 42.