De Belgische wetgever heeft onlangs de regels voor elektronische facturatie versoepeld. Dat maakt voor bedrijven en organisaties een stuk meer mogelijk. Toch houdt u best enkele zaken in het achterhoofd:
Het belangrijkste principe? De elektronische factuur staat vandaag gelijk met de traditionele factuur op papier. De e-factuur neemt ook alle wettelijke verplichtingen hiervan over. Eventuele bijlagen, bijvoorbeeld een gedetailleerde beschrijving van een uitgevoerd project, maken dus integraal deel uit van de factuur.
De wet stelt dat elk bedrijf mag kiezen welk technologie het gebruikt voor het bezorgen of ontvangen van uw facturen. U mag uw factuur dus ook gewoon als pdfbijlage in een e-mail naar uw klanten versturen, als u maar kunt aantonen dat u de afzender bent. U moet de werkwijze wel op voorhand afspreken met uw klanten. Zij moeten het elektronische formaat aanvaarden.
De elektronische facturen moeten zeven jaar worden bewaard, en dit in elektronische vorm. Een papieren factuur mag zowel in papieren als elektronische vorm worden bewaard.
Gebruiken leverancier en klant een gezamenlijk platform voor e-facturatie? Dan moet de factuur van de leverancier daar lang genoeg ter beschikking blijven, zodat de klant die kan bemachtigen of downloaden. In de praktijk is dat vaak een termijn van twee maanden.
(Bron: De Tijd)