Een stadhuis voor iedereen in Zuid-West-Vlaanderen. Gemeente zonder gemeentehuis.

De Vlaamse regering keurde eind vorig jaar het project ‘Digitale transformatie in Zuid-West-Vlaanderen’ goed waardoor de deelnemende partners de komende jaren kunnen rekenen op een subsidie van twee miljoen euro om hun doelstellingen te bereiken.

“Om die doelstelling te realiseren, moeten we ons digitaal huis op orde hebben. Concreet moeten processen en producten, data, IT-infrastructuur en connectiviteit in elk lokaal bestuur van topkwaliteit zijn. We stellen vast dat niet alle lokale besturen uit de regio op eenzelfde niveau zitten wat betreft digitalisering en we merken zelfs grote verschillen tussen diensten onderling binnen eenzelfde bestuur. Terzelfdertijd bewegen we ons in een steeds complexere technische en technologische wereld, terwijl de verwachtingen van onze inwoners alsmaar stijgen. Je begrijpt dat samenwerking onderling, maar ook met overheden op andere niveaus, een noodzaak is om die uitdagingen het hoofd te bieden.”

“Ons vertrekpunt is dat elke inwoner van de regio recht heeft op gelijke, kwalitatieve dienstverlening, ongeacht of die centraal of in een uithoek van die regio woont. Het is bovendien diezelfde inwoner die de keuze maakt om zich voor die dienstverlening te verplaatsen naar het loket van het gemeentehuis of alles liever thuis digitaal afhandelt. We hebben het hier uiteraard over alle inwoners. We laten niemand achter en hebben in het project veel aandacht voor e-inclusie.”

Algemeen directeur Hans Piepers van het lokaal bestuur Harelbeke vult aan: “De algemeen directeurs van de dertien regiogemeenten ontwikkelden in de herfst van 2021 een gemeenschappelijke visie op dienstverlening die door elke stad/gemeente afzonderlijk werd bekrachtigd: ‘de lokale besturen van de regio aangevuld, met welzijnsorganisatie W13 en intercommunale Leiedal, willen een betere dienstverlening waarbij de digitale transformatie een hefboom is om een warme, toegankelijke en lokale dienstverlening te verankeren’. Het uitwerken van die visie leidt tot heel wat voordelen. Onze inwoners worden sneller geholpen en bovendien op de manier waarop ze dat zelf willen. De medewerkers in de lokale besturen werken sneller en efficiënter op basis van gedigitaliseerde datastromen en kunnen zo tijd maken voor de dossiers die echt tijd vergen. En in het geheel wordt de dienstverlening in onze regio naar een hoger niveau getild. Door de onderlinge samenwerking kunnen we heel snel schakelen en kan de beoogde digitalisering veel sneller gerealiseerd én volgehouden worden.”

“Dankzij de toegekende subsidies van Vlaanderen gingen we begin dit jaar van start met het project. Een stuurgroep bewaakt de inhoudelijke en financiële lijnen, terwijl een team van medewerkers op het terrein aan het werk gaat. Dat team, bestaande uit een projectcoördinator, drie atelierverantwoordelijken en een administratief medewerker wordt op dit eigenste moment samengesteld en heeft het stadhuis van Harelbeke als uitvalsbasis. Het spreekt voor zich dat de teamleden eveneens heel veel aanwezig zullen zijn in de andere lokale besturen. De stuurgroep bestaat uit een vertegenwoordiging van de algemeen directeuren, IT-specialisten of -generalisten en de intergemeentelijke organisaties W13 en Leiedal.”

De versnelde digitale omslag in de lokale besturen wordt gerealiseerd via vijf ateliers:

Jan Seynhaeve: “Omdat digitale transformatie start in de hoofden van mensen is het logisch dat het project eerst focust op atelier 2. Als we het project willen doen slagen, moeten medewerkers van alle niveaus en over de besturen heen dezelfde taal spreken. Daarom starten binnenkort opleidingstrajecten voor medewerkers, leidinggevenden, beleidsmakers en raadsleden. Bijzondere aandacht gaat daarbij naar medewerkers die rechtstreeks in contact komen met de inwoners en die zelf een digitale inhaalbeweging moeten maken of die inwoners met vragen moeten kunnen helpen in de ontwikkeling van digitale vaardigheden.”

Hans Piepers: “Via atelier 1 delen we de opgebouwde bestaande kennis en vaardigheden tussen steden en gemeenten zodat niet elk bestuur apart opnieuw het warm water moet uitvinden. Daarbij nemen de meer gevorderde besturen de anderen op sleeptouw. Concreet gaat het om [1] het digitaal ondertekenen van documenten, [2] het optimaliseren van processen ter voorbereiding van een regionaal meldpunt, [3] het opzetten van gebruikersonderzoek en een gebruikerspanel en [4] een e-inclusieadviesgroep met externen.”

“Atelier 3 richt zich op het ontwikkelen van een regionale pool van IT- en helpdeskmedewerkers met als gezamenlijke doelstelling het in kaart brengen en uniformiseren van de in de regio gebruikte hard- en software. We delen wat we hebben in atelier 4 via een regionaal datateam dat ervaring en kennis deelt en instaat voor de opbouw van verschillende dashboards op vlak van dienstverlening, data en interne IT-werking. In datzelfde atelier gaan we na hoe we gemeentelijke gebouwen in de regio zo efficiënt mogelijk via glasvezel met elkaar verbinden en onderzoeken we de mogelijkheden tot het oprichten van een regionaal datacenter. We spelen hierbij ook onze rol in het verzekeren dat elke inwoner, of die nu in een stadscentrum dan wel op het platteland woont, via glasvezel verbonden is met het internet.

Tenslotte zorgen we in atelier 5 voor een verankering van de opgebouwde kennis en de resultaten van dit project. We betrekken andere gemeentelijke en bovenlokale initiatieven (politiezone, brandweerzone, opdrachthoudende IGS, projectverenigingen, …) en we zorgen ervoor dat de regio met dit project andere regio’s kan inspireren door het delen van die kennis en vaardigheden. Tegelijk moeten de voorwaarden worden vervuld om als regio blijvend te kunnen inspelen op nieuwe technologische ontwikkelingen lang nadat het project ten einde liep.”

Cijfers
Het project kan rekenen op een subsidie van 2 miljoen euro van de Europese Unie via de oproep ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ van Vlaanderen. Die subsidie wordt door de deelnemende partners aangevuld tot meer dan 2,5 miljoen euro in totaal.

Een half miljoen euro (waarvan de deelnemende partners 80.000 euro betalen) gaat naar opleiding van de ongeveer 3.500 medewerkers en mandatarissen om hen mee te nemen in de digitale transformatie. Gedurende de looptijd van het project (drie jaar) worden vijf extra medewerkers ingezet. Hiervoor zetten we 1 miljoen euro van de subsidie in. Daartegenover staat een personeelsinbreng bij de deelnemende partners van 400.000 euro om de projecten gezamenlijk te doen slagen.

De digitale transformatie moet leiden tot een verbeterde dienstverlening voor de 314.000 inwoners van regio Zuid-West-Vlaanderen.

• Hans Piepers, algemeen directeur stad Harelbeke
  hans.piepers@harelbeke.be of 056 733 322
• Jan Seynhaeve, voorzitter burgemeestersconferentie regio Kortrijk
  jan.seyhaeve@wevelgem.be of 056 433 312

Dit project ‘Digitale transformatie in Zuid-West-Vlaanderen’ werd mogelijk gemaakt dankzij subsidiëring door Gemeente zonder Gemeentehuis. 

KLIK HIER naar het originele bericht van Leiedal.