ICT en duurzaamheid: lessen uit Utrecht

In 2013 sloot de provincie Utrecht zich aan bij de Green Deal Circulair Inkopen. Hierbij is het doel om in 2020 minimaal 10% van het totale inkoopbudget circulair in te kopen. Via een pilotstudie startte men een aanbestedingstraject voor de aanschaf van ICT-apparatuur voor 1.000 werkplekken verdeeld over de provincie. Het uitgangspunt voor de inkoopafdeling van de provincie, is dat de producent enerzijds een groot gedeelte van de producten gebruikt levert en anderzijds de geleverde producten of materialen aan het einde van de levensduur of gebruiksfase weer voor een nieuwe cyclus inzet.

Om de vooropgestelde doelstellingen te behalen organiseerde de provincie twee workshops waarin de principes van circulair inkopen verkend werden en werd nagedacht over de gunnings- en selectiecriteria. Na deze workshops volgde een formele marktconsultatie via TenderNed maar dit leverde weinig animo op. Op de vraag om gezamenlijk een circulaire beoordelingsmethodiek voor deze aanbesteding te ontwikkelen, is vrijwel geheel niet ingegaan door partijen. Dit zou kunnen liggen aan het lage volume van het contract, een gebrek aan kennis van marktpartijen over de circulaire economie of het ontbreken van de wil om de meer lineaire businessmodellen los te laten. Uiteindelijk is de provincie individuele gesprekken gaan voeren met partijen om toch meer informatie van de markt te verkrijgen.

De provincie wilde een partij die ook het circulair dienstverlenerschap op zich nam, maar de markt leek hier nog niet klaar voor. De provincie besloot daarom eerst de ICT-apparatuur aan te schaffen en de leverancier de kans te geven het circulair dienstverlenerschap te ontwikkelen. De winnende leverancier moest in samenwerking met de provincie Utrecht binnen één jaar een plan van aanpak opstellen om de geleverde ICT-hardware zo hoogwaardig mogelijk terug te brengen in de keten. Vier partijen hebben zich uiteindelijk ingeschreven. De provincie heeft deze vier inschrijvers echter moeten uitsluiten van de aanbesteding omdat zij tot verrassing van de provincie Utrecht geen van allen konden voldoen aan de vooraf bekend gemaakte termijn en/of eisen in de aanbesteding. Desondanks is het een leerzaam traject geweest, waarbij vele inzichten en lessen zijn opgedaan. De provincie Utrecht heeft vervolgens besloten een geheel nieuwe aanbesteding te starten.

Lessons learned:

• Leer de markt kennen en wees realistisch over de mogelijkheden. De eisen van circulair inkopen zijn soms tegenstrijdig met de verdienmodellen van producenten en/of leveranciers.
• Marktconsultatie is belangrijk, neem hen dan ook mee in de circulaire ontwikkelingen. Benader marktpartijen zo nodig individueel en houd daarbij oog op het level playing field.
• Organiseer een continue marktdialoog, los van een aanbesteding, om meer begrip voor elkaar te krijgen en voor meer inzicht in de technische mogelijkheden.
• Marktconsultaties zijn belangrijk zijn maar leveren niet altijd de nodige informatie op. De specifieke markt waarbinnen de aanbesteding plaatsvindt kan daarin bepalend zijn. De ‘mores’ binnen een markt, waarin partijen bijvoorbeeld zich niet teveel door concurrenten in de kaarten willen laten kijken, en om die reden bepaalde informatie niet verschaffen in de consultatiefase of zelfs bepaalde vragen niet stellen voor de inlichtingenfase, kunnen de aanbestedende dienst op het verkeerde been zetten.
• Formuleer een sluitende en controleerbare definitie voor ‘gebruikte werkapparatuur’. Deze informatie ontbrak in deze aanbesteding. Men vermoed dat hierdoor onvoldoende geïnteresseerden hebben ingeschreven.