Gisteren was het Manage IT. Dit jaar ging het congres volledig virtueel door. Het werd een live gestreamde talkshow met tal van interessante gasten en spetterende hosts. Een terugblik:
Opening Eddy
Lokale besturen evolueerden lange tijd trager dan de technologie. We namen als lokaal bestuur doorgaans de tijd voor onze interne veranderingen en spreidden ons digitaliseringsbudget over meerdere jaren. Corona heeft ons echter noodgedwongen sneller digitaal laten evolueren. Die versnelling had een aantal bijkomende catalysators: de nood aan een digitaal afsprakensysteem om burgers veilig en in beperkte aantallen te blijven helpen en intern niemand te besmetten, aangevuld met de oubollige processen die sowieso al op termijn moesten veranderen (bv. rijbewijs: meermaals manueel overtypen van dezelfde info in rijbewijscentrum en gemeentehuis, veel overbodige stappen), en natuurlijk het nu noodzakelijke gebruik van digitale systemen om telewerk mogelijk te maken.
Jan Jambon
De Minister-President gaf in zijn speech zijn visie mee voor een ‘gemeente zonder gemeentehuis’.
Het is de bedoeling vanuit de Vlaamse overheid meer dan ooit de lokale overheden bij te staan.
Zo kondigde Jan Jambon de opstart aan van een datanutsbedrijf dat ten dienste van de lokale overheden staat. Dit moet een aanvulling worden op het vrije marktaanbod.
Daarnaast noemde hij Mijn Burgerprofiel als toegangsportaal van de burger tot zijn informatie die bij de overheid gekend is, ongeacht de bestuurslaag. Het doel is om tegen 2022 alle lokale besturen te laten aansluiten, een zeer ambitieuze visie.
Bovenal moet de burger het gevoel hebben dat digitale tools meerwaarde bieden in zijn leven.
Jan Smets
Kader relanceplan: ‘gemeente zonder gemeentehuis’ project, bottom-up projecten realiseren met lokale besturen en private markt.
Jan Meijsen (Molenlanden)
Molenlanden profileert zich als ‘gemeente zonder gemeentehuis’. Hoe de Nederlandse gemeente tot die realisatie is gekomen, dat hoorden we van Jan Meijsen, CISO van de organisatie.
Jan vertelde over verschillende aspecten die herzien zijn in kader van een totale digitale werking. Zo is er standaardmateriaal voor elke medewerker voorzien. Afhankelijk van zijn rol kunnen daar extra middelen bijkomen. Zo kan een snelle opstart gegarandeerd worden bij nieuwe medewerkers, maar kunnen bestaande medewerkers ook vanuit elke locatie met hun toestellen verder werken.
Alles bij Molenlanden staat steeds ten dienste van de digitaal steeds vaardigere burger.
Klantencontactcenter op basis van teams calling en anywhere365. Men draait dit op laptop van eender welke locatie.
Maartje Dupont en Veerle Lories (BuyITPublic)
Maartje Dupont, projectmedewerker van V-ICT-OR, toonde aan hoe het platform BuyITPublic er uitziet, hoe je in 1 vloeiende beweging op het platform een bestelling plaatst van zoekopdracht tot en met bestelling. Het platform heeft 2 zijden: de aankoperszijde (waarlangs lokale besturen zoekopdrachten voor hardware kunnen uitzetten en bestellingen kunnen plaatsen) en de verkoperszijde (waarlangs leveranciers hun hardware te koop aanbieden met specificaties en prijzen). Het platform zorgt voor tijdswinst (alle hardware op 1 locatie) en administratieve vereenvoudiging (geen offertes opvragen in verschillende stappen maar via 1 zoekopdracht ineens gegevens opvragen voor alle aanbieders op het platform).
Besturen kunnen vanaf vandaag gebruikmaken van het platform. Leden van V-ICT-OR kunnen via vlavirgem.be op de slimme tool ‘buyitpublic’ doorklikken op zich daar aan te melden. Eens aangemeld kun je bestellingen beginnen plaatsen. Nog geen lid? Meld je dan aan via deze website!
Bruno de Vrieze en Siri Craen (MAGDA / Mijn Burgerprofiel)
Als gemeente zonder gemeentehuis moet je natuurlijk een digitale ontvangstplaats hebben voor jouw klanten. De Vlaamse overheid voorziet alvast Mijn Burgerprofiel voor de burger, en het e-loketondernemers.be voor lokale ondernemingen. Lokale besturen kunnen aanhaken op deze mogelijkheden via de tools van Vlaanderen, en dit rechtstreeks, of via de LB365-software, uitgewerkt door een ambitieus team van 19 besturen.
Aanvullend kun je ook de postbedeling van jouw lokaal bestuur quasi integraal digitaliseren via de MAGDA-documentendienst, wat opnieuw een administratieve vereenvoudiging en kostenbesparing betekent!
Kurt Penninck (V-ICT-OR en lokaal bestuur Blankenberge)
“Hebben we wel nood aan nog een boek over GDPR en gegevensbescherming?” klonk het. “Ja!” is het antwoord. Want dit werkstuk van Kurt Penninck, lesgever en expert gegevensbescherming, legt de vinger op de zere wonde: al ons personeel meekrijgen in de oefening om veiliger met gegevens om te gaan. Bedoeling is om op creatieve manieren ons personeel via bewustmaking te overtuigen van de waarde van databescherming. Alleen mensen zeggen wat niet kan bv. is een no-go, ook positieve commentaren hebben hun plaats. Kurt gaf zelf in Blankenberge het goede voorbeeld door cartoons en bijhorende boodschappen rond gegevensbescherming in de wandelgangen te verspreiden. Met verve, want de actie bleek wel degelijk succes te hebben gehad. Alle deelnemers krijgen zijn boek toegestuurd in de Manage IT beursbox.
Louis Massagé (V-ICT-OR)
Louis Massagé lanceerde officieel het e-learningplatform van de Vlaamse ICT Organisatie, een online platform waarlangs lokale besturen zichzelf via training en online opleiding sterker kunnen wapenen tegen crisissituaties zoals de coronacrisis van tegenwoordig. Eindgebruiker of beheerder, beginner of gevorderde, personeelsmedewerker of GIS-verantwoordelijke, iedereen vindt er wel een opleiding op zijn maat. De ruimte is reeds gevuld met opleidingen rond bv. Officetoepassingen. En er is ruimte voor meer: suggesties blijven welkom op vlavirgem@v-ict-or.be want de tool is en blijft voor lokale besturen!
Peter Berghmans (APD/GBA)
Als autoriteit persoonsgegevens gaf Peter ons zijn visie mee rond cloud: mogen we dit als lokaal bestuur nu gebruiken of niet? Kort antwoord: ja, maar met de nodige randvoorwaarden. Cloudomgevingen zijn sowieso gevoeliger, en zoals de richtsnoeren informatieveiligheid ons vertellen betekent cloudgebaseerd werken een nood een extra beveiligingsmaatregelen om onze data veilig te stellen.
Digitaal Archief Vlaanderen en LB365 (Quincy Oeyen / Johan De Reu)
Digitaal Archief Vlaanderen is sinds dit jaar volledig operationeel. De tools Serieregister en e-depot helpen lokale besturen om de switch te maken van papieren archivering naar digitale archivering. Dat gaat niet zonder problemen: digitaal archiveren impliceert dat digitale bestanden de nodige metadata meekrijgen en dat ze correct in dossiers verwerkt zitten en aan series toegekend worden. Anderzijds biedt Digitaal Archief Vlaanderen een grote meerwaarde: het e-depot is een veilige omgeving met meerdere viruscontroles, omgevingsbrede encryptie, en beveiligingsmaatregelen op maat van het classificatieniveau van de behandelde data. Johan De Reu gaf de insteek van de LB365-software, aangezien deze nu volop koppelt met DAV. Met een druk op de knop kan er dus informatie vanuit de LB365-toepassingen wordt doorgeduwd richting het digitaal archief.
Klantgericht en efficiënt vrijetijdsportaal stad Mechelen (Steven Defoor van Stad Mechelen)
Wegens een gebrekkig ticketingsysteem met performantieproblemen, omslachtige processen en ontbrekende koppelingen werd er gekozen voor een moderner vrijetijdsportaal dat de klant terug centraal zit in de Mechelse dienstverlening.
Beau Janssens: securitybouwstenen Vlaanderen
Cybersecurity is belangrijker dan ooit nu we met z’n allen vanop afstand verderwerken. Enkele weken terug werden 3 besturen slachtoffer van een reeks gecoördineerde cyberaanvallen. De Vlaamse overheid biedt een groot aantal bouwstenen aan waarmee je diverse aspecten van het veiligheidsverhaal kostenbesparend en generiek kunt inzetten. Inschrijven kan zeer gemakkelijk via de mensen van het Facilitair Bedrijf.
Stad Roeselare: Geert Sinnaeve
De stad Roeselare heeft dankzij haar data- en BI-strategie beter inzicht verworven in de dienstverlening van haar burgers. Er werd in kaart gebracht hoe data de organisatie binnenkomt en tussen teams circuleerde. Op basis daarvan werden er beleidsondersteunende analyses gemaakt en kan er ook richting de burger interessante informatie verdeeld worden. Uiteindelijk werkt de stad voor haar klanten, intern en extern.
Mondea: Frank Truyts
De Use case van Oudsbergen werd bekeken, waarbij een nieuwe Producten en Dienstencatalogus op maat van het bestuur werd uitgewerkt. Ook alle achterliggende processen werden herwerkt, en gekoppeld aan een kanaalstrategie. De piste is op die manier uitgetekend voor een digitale strategie van vele jaren ver.
Winnaar Gouden Bit: Duffel met proces People in People out People Change
Proficiat aan Duffel! Aan de hand van een generiek proces bepaalt Duffel voor haar personeelsleden welke materialen ze aangereikt moeten krijgen, zoals laptop, kledij en randapparatuur. En dit voor zowel mensen die indiensttreden, uitdiensttreden als diegenen die van functie veranderen.
Winnaar Gouden Byte: Stad Roeselare
In dit project werkte Roeselare nauw samen met Informatie Vlaanderen en de Cronos-groep. Via de MAGDA-documentendienst, een dienstverlening van de Vlaamse overheid, kunnen lokale besturen richting hun klanten digitaal afhandelen, en dit vaak automatisch. De Vlaamse applicatie is gekoppeld met het lokale document management systeem van Roeselare. Er wordt aan de klant gevraagd hoe hij zijn officiële documenten wenst te ontvangen. Men kan aangeven dat dit in de eBox mag terechtkomen (digitale weg), maar bij uitblijven van een antwoord gebeurt dit in fysieke kopie via de klassieke postverdeling.
Bedankt …
Aan alle deelnemers! We hebben van velen vragen gekregen waarop we nog zullen terugkomen. De feedback is geapprecieerd.
We plaatsen de presentaties en filmpjes zo snel mogelijk online voor u, beste deelnemer, zodat u deze terug kunt inkijken nadien.
