“We leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk” schreef Jan Rotmans, of hoe een Nederlandse transitiedeskundige ons de ogen deed openen dat we nooit meer terugkeren naar hoe het vroeger was met onze samenleving en economie. Medio maart werden nog met loodgieterstang en verbandkist allerlei oplossingen opgezet om de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening te waarborgen in deze door COVID gecreëerde samenlevingskanteling. In geen tijd werd de operationele werking verplaatst naar thuiswerken en online raadsvergaderingen. Het werd een dagelijkse realiteit waarbij snelheid en gemak in de meeste gevallen leidend waren, vaak zelfs ten koste van governance, risicobeheersing en compliance.
Wat gebeurde was begrijpelijk, gezien de urgentie, maar in deze zijn de oefeningen rond risicobeoordeling nu ook aan de orde. Informatiebeheerders en -beveiligers moeten nu aan de slag zodat organisaties op verantwoorde wijze met informatie omgaan zonder toegevingen te doen aan de wendbaarheid en snelheid van de organisatie. Het is logisch dat alle inspanningen er in eerste instantie op gericht waren de beleids- en bedrijfsvoering door te laten gaan. Projecten en hun besluitvorming dulden geen uitstel en kunnen niet op de lange baan geschoven worden. We mogen niet tot stilstand komen louter en alleen omdat professionals, bestuurders en raadsleden elkaar minder tot niet fysiek kunnen ontmoeten. Maar het gaat in deze ook over managers die plotseling moeten sturen op output en inspanning en niet op “aanwezigheid”. Het vergt in alle opzichten een andere manier van werken en daar moet de organisatie zich op organiseren.
Het uitrollen van een compleet digitale bedrijfsvoering ging bij vele organisaties niet zonder slag of stoot, want de bittere realiteit is dat de overheid in essentie een analoge organisatie is. Natuurlijk, de informatie die gedeeld en geproduceerd wordt, is digitaal. We communiceren in veel gevallen digitaal en een groot aantal processen is geautomatiseerd. Maar dit wil niet meteen zeggen dat digitale bedrijfsvoering in de organisatie is geïncorporeerd.
Neem als voorbeeld de zoektocht naar online vergaderapplicaties, waarbij je voor een gemeenteraadsvergadering in een online omgeving verwacht dat toegang- en informatiebeveiliging goed zijn geregeld. Ook rond het inzichtelijk maken of data op servers wordt opgeslagen in België, binnen de EU of zelfs in de VS blijven vragen opduiken. Daar zitten immers nogal wat juridische haken en ogen aan. Inmiddels hebben alle leveranciers in korte tijd veel tekortkomingen weggewerkt, maar het blijft noodzakelijk om kritisch te kijken naar alles wat de online samenwerking, vergadering en besluitvorming met zich meebrengt.
Meer dan ooit dienen we ook de factor mens in dit verhaal te betrekken. Want je kan alles nog zo goed beveiligen, als je als medewerker een verkeerd scherm deelt met collega’s of externe partijen of een link naar een meeting naar de verkeerde persoon mailt, ga je de mist in. In iedere organisatie zijn er mensen die digitaal vaardig zijn en die heel snel met de nieuwe manier van werken uit de voeten kunnen, maar niet iedereen is digitaal onderlegd. Dit gaat verder dan moeiteloos schakelen tussen mobiel en laptop en handig zijn met de mute-knop tijdens online meetings. Het gaat ook over het veilig, duurzaam en verantwoord bewaren, bewerken en delen van informatie.
Digitale regieplatformen vervangen stilaan het gemeentehuis
Bij de inrichting van deze toekomstbestendige organisatie moet men zich vooral realiseren dat we niet meer terugkeren naar de oude, vertrouwde situatie. We zullen continu blijven veranderen. Je bent als publieke instelling noodgedwongen ook een “IT-organisatie” geworden, handel daar dan ook naar.
Een paspoort of reispas afhalen? Waarom heb je een natte handtekening nodig? Interacties en transacties met ketenpartners, burgers en bedrijven verlopen langs de digitale weg, waar mogelijk in hoge mate geautomatiseerd. Een heel groot deel van de bevolking verwacht dat het fysieke gemeentehuis in de toekomst niet meer bestaat en de dienstverlening online zal verlopen, net zoals ze dit bij banken stilaan gewoon zijn geworden.
De trend is dus dat overheidsorganisaties zich als een bank of als bol.com moeten gaan gedragen, met andere woorden als een regieplatform dat processen en informatie-uitwisseling faciliteert. In al dit technologische geweld is het essentieel dat je de mens, de medewerker, meeneemt in deze reis naar volledig digitale transformatie. Immers, verandering zorgt voor angst en onzekerheid. Dit zit in ons brein ingebakken. Je wilt voorkomen dat deze angst omslaat in apathie en stilstand.
Voor velen staat het immers al vast dat we niet meer terugkeren naar de oude situatie, dus je kunt maar beter voorbereid zijn op het nieuwe.
Dit jaar zal Manage IT online doorgaan. Ook dit jaar zorgen we voor een dag vol interessante uiteenzettingen. Het thema dit jaar is : "GEMEENTE ZONDER GEMEENTEHUIS". Omwille van de COVID19 zijn we allemaal in een stroomversnelling van digitalisering terecht gekomen. Ook de lokale besturen kwamen in aanraking met deze stroomversnelling. Door corona konden zij plots geen burgers meer ontvangen aan de loketten in de gemeentehuizen. Er moest dus worden gezocht naar alternatieven om hun diensten online te kunnen aanbieden aan de inwoners van hun gemeente / stad. De aanpak hiervan en ervaringen komen op het programma van Manage IT 2020 te staan.