In het magazine Impuls nr. 3 jaargang 2020 is er recent een artikel verschenen waaraan V-ICT-OR een bijdrage heeft geleverd. In het schrijfstuk ‘Gemeenteraad of chatroom?’ komen Algemeen Directeur van Zoersel Kristof Janssens, Burgemeester van Evergem Joeri De Maertelaere en Voorzitter van V-ICT-OR Eddy Van Der Stock aan het woord omtrent hun bevindingen rond digitale raden en raden per e-mail.
De huidige coronamaatregelen hebben gezorgd voor een heuse ommezwaai van gemeenteraden. Daar waar die vroeger doorgingen in ruimte, vaak indrukwekkende zalen, verlopen ze tegenwoordig via digitale tools zoals Teams en Zoom. Niet zonder gevolgen natuurlijk.
Het Decreet Lokaal Bestuur speelt een sleutelrol in dit gegeven. Het bevat geen specifieke bepalingen over digitale gemeenteraden of gemeenteraden via e-mail. De bepalingen focussen dus op fysieke vergaderingen. Het Agentschap Binnenlands Bestuur gaf eerder al aan dat de virtuele gemeenteraden van vandaag uitzonderingssituatie zijn, en dat digitale raden of raden per e-mail kunnen, zij het onder strikte voorwaarden.
Zowel Kristof Janssen als Joeri De Maertelaere gaven de voor- en nadelen aan van gemeenteraden via e-mail en digitaal vergaderen.
Gemeenteraad per e-mail:
|
+ VOORDELEN |
- NADELEN |
|
Veilig voor hygiëne |
Geen dynamisch verloop, geen interactie mogelijk |
|
Weinig extra voorbereiding |
Extra voorwaarden ABB bijzonder moeilijk in de praktijk voor lokale besturen |
|
Strak georganiseerd stramien en timing |
Niet versleutelde berichten niet veilig (hoewel alleen relevant voor punten besloten zitting) |
|
Ordentelijk verloop |
Moeilijk om gemeenteraad openbaar te laten volgen door het publiek, vaak enkel openbaar via zittingsverslag |
|
Alle tussenkomsten, vragen en antwoorden in tekst beschikbaar voor het zittingsverslag |
|
|
Verplaatsing valt weg |
|
Digitaal vergaderen
|
+ VOORDELEN |
- NADELEN |
|
Veilig voor hygiëne |
Extra voorbereiding (handleiding, helpdesk |
|
Interactief debat mogelijk |
Performante internetverbinding en toestel met micro/camera vereist |
|
Gemakkelijke registratie en toegankelijk voor publiek en pers |
Informatieveiligheid niet altijd meegenomen in toepassing |
|
Geen verplaatsing |
Aanwezigheid IT’er nodig naast secretariaat |
|
Niet aan de regels houden betekent geblokkeerd of verwijderd worden door de voorzitter |
Betalend karakter toepassingen |
|
|
Niet alle raadsleden tegelijk zichtbaar |
|
|
Omslachtig om via chat te stemmen (beter via e-mail/formulier, maar vraagt extra voorbereiding) |
|
|
Vermoeiender, zeker bij langere duur |
|
|
Minder aandacht voor non-verbale communicatie |
|
|
Stoorzenders legio (achtergrondlawaai) |
|
|
Presentaties niet altijd gemakkelijk te delen |
|
|
Mensen vergeten dat alles opgenomen wordt en durven zich ongepast uitlaten |
Evaluatie van de procedures
|
+ |
- |
|
Continuïteit: besluitvorming kan plaatsvinden |
Participatie: geen vragen ondanks extra voorziene tijd |
|
Draagvlak: organisatie en aanpak vergadering dienstoverschrijdend overlegd en met alle fracties besproken |
Contact met raadsleden: informele contactmomenten verdwenen |
|
Democratie: rechten raadsleden gevrijwaard |
|
|
Efficiëntie: raadszitting via Teams veel korter dan normaal |
|
|
Participatie: tientallen extra inwoners die meevolgden |
|
Eddy Van Der Stock gaf de visie mee van V-ICT-OR omtrent gemeenteraden in COVID-tijden:
- Gemeenteraden via e-mail zijn geen volwaardige vervanger van fysieke gemeenteraden
- De tools die het mogelijk maken te stemmen op agendapunten waren vooral gericht op fysieke vergaderingen, en moeten zich compleet heruitvinden om ook vanop afstand inzetbaar te zijn (ontwikkelaars moeten toekomstgerichter en duurzamer werken)
- Waar technologie vroeger vooral remediërend ingezet werd (calamiteiten oplossen als ze zich voordeden) moet men stilaan de omschakeling maken naar preventief en proactief optreden (zorgen dat calamiteiten zich niet meer kunnen voordoen, of dat de schade beperkt blijft)