Inloggen Geen profiel? Registreer hier.

Virtueel werken in tijden van crisis (deel II)

17/03/2020

In een bericht van vorige week hebben we jullie al kort laten kennismaken met de manier waarop de Vlaamse ICT Organisatie virtueel werkt, vergadert en opvolgt.

Telewerken is niet evident voor organisaties. Je hebt richtlijnen nodig, maar ook praktische organisatie. Waar werk je best? Hoe kun je je optimaal concentreren? Enkele tips.

Stabiele internetverbinding

Wil je goed kunnen doorwerken, dan is een betrouwbare internetverbinding cruciaal. Dat je breedband nodig hebt, is een evidentie. Maar check ook even op welke plaatsen in huis je een minder goede connectie hebt, hier ga je best niet van thuis uit aan de slag. Waarom is een snelle verbinding een must? Je moet documenten uploaden en downloaden, je wil kunnen virtuele meetings houden, waarschijnlijk met meerdere mensen tegelijkertijd (= audio + beeld). Je werkt wellicht (deels) in een hybride-/cloudomgeving, waar een slechte verbinding tot gevolg kan hebben dat je steeds opnieuw moet verbinden met de juiste servers, het juiste document moet gaan openen ...

Minimale afleiding

Je kids die heen en weer rennen, je huisdier dat je aandacht opeist met een zoveelste stunt, thuis focussen is geen sinecure. Een afgesloten ruimte werkt dan goed. Zorg dat er niet teveel rond je gebeurt wat je aandacht kan wegnemen. Vermijd ook de slaapkamer als werkruimte, zo vermijd je dat je die ruimte met werk gaat associëren, wat nachtrust bemoeilijkt.

Praktisch werken

Houd pen en papier bij de hand voor dringende telefoontjes. Een muis helpt je sneller te werken. Zorg dat je je oplader bij de hand hebt. Gebruik apps om je dagelijkse to-do’s bij te houden.

Doelmatig vergaderen

Zorg voor een bepaalde doelstelling waarvoor je vergadert. Vergaderen om te vergaderen heeft weinig zin. Een agenda met enkele te bespreken punten kan helpen. Gebruik ook apps om planmatig taken te verdelen aan de juiste personen. Zo heb je al een mooi vertrekpunt voor de meeting. Soms is het een goed idee om een vergadering met een app op te nemen, om hem dan achteraf op andere locaties te delen (bv. een demo, een interne bespreking van strategische doelen). Vraag wel altijd of je de deelnemers mag filmen en of je het filmpje mag publiceren! (2 aparte toestemmingen die je volgens de AVG moet opvragen)

Deel notities en vergaarde kennis

Spreek af waar je documenten en kennis gaat verzamelen. Dat kan bv. Op een documentenplatform, of op een notuleringsprogramma. Zorg dat je gericht en snel de kennis terug kunt opvragen.

Keep it healthy

Zorg voor iets om te drinken, zeker water. Te weinig drinken is nefast voor je concentratie en kan bv. leiden tot hoofdpijn, vermoeidheid, duizeligheid, een brandend gevoel in je maag … Neem regelmatig pauze. Kijk ook af en toe even weg van je scherm. Volg hierbij de 20-20-20 regel (kijk na elke 20 minuten 20 seconden weg van je scherm naar een voorwerp op 20 Brits-Amerikaanse voet (= 6m) afstand). Ook goede belichting werkt wonderen. Op het einde van de dag zullen je ogen je bedanken.

Zorg voor een gespreksleider

Als je met grote gespreksteams werkt, zorg dan voor een moderator die aan tijdsbewaking doet voor de te bespreken puntjes. Hij kan ook het woord nemen en mensen 1 voor 1 laten spreken. Zo vermijd je dat je gesprek een kakofonie wordt.

Moet ik geen speciale afspraken maken met de collega’s voor telewerken?

Klopt! Bepaal alvast welke taken je via telewerk kunt opnemen, hoeveel dagen in de week je dat mag doen, welke applicaties je daarvoor kunt gebruiken. Stel hier een policy rond op. Zie bv. https://www.sdworx.be/nl-be/blog/hr-management/starten-met-thuiswerk

Aan welke applicaties moet ik denken voor telewerken?

Er zijn tal van applicaties die teleconferencing, chat, bestandsuitwisseling etc. mogelijk maken, functionaliteiten die allemaal spelen in het telewerkgebeuren. De keuze van technologie is in dit verhaal onderschikt; het gaat hem vooral om efficiënt samenwerken. Denk bv. aan:

Kan V-ICT-OR mij helpen?

Tuurlijk. Als er vragen zijn rond telewerken, stel ze gerust aan info@v-ict-or.be

Bronnen