“Het gevecht om de raamovereenkomsten …”

In juli werd de norm rond samen aankopen opgestart bij de federale overheid. In een KB werden de rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd waarbij “samen aankopen” de norm werd voor FOD’s, POD’s, Defensie en Federale Politie. Als een organisatie wil afwijken van dit principe moet ze rechtvaardigen waarom ze dit doet. Voor elke overheidsopdracht zal ook gecontroleerd worden of er geen groepsaankoop bestaat bij andere organisaties. Samen aankopen vereist dus een goede planning in de respectievelijke organisaties, die vanuit een meerjarenplanning hun aankopen uitzetten.

Een prachtvoorbeeld en vooral het niet vrijblijvende - comply or explain - karakter van wat er met overheidsgeld gebeurt is een stap om over na te denken in de volledige publieke sector. Ook bij de Vlaamse overheid kent men kaderovereenkomsten waar ondermeer lokale besturen kunnen op aansluiten. V-ICT-OR wil het belang aanduiden van dit soort contracten en samen met de Vlaamse overheid nemen we het initiatief om er met enkele besturen effectief gebruik van te gaan maken voor onder andere connectiviteit- en infrastructuurdossiers. Waasland digitaal wordt een lichtend voorbeeld voor alle regio’s in Vlaanderen die niet alleen maar praten over samenwerken.

Los van de discussie of raamcontracten nu echt een meerwaarde hebben en of deze verstorend werken voor de markt, is er tegenwoordig een opbod aan raamovereenkomsten die organisaties al of niet om hun eigen belang aan te tonen aan het opzetten zijn. Een kat vindt hierbij haar jongen niet meer. Onder het mom van administratieve vereenvoudiging pikken organisaties bij het aanbieden van zo’n raamovereenkomst, maar al te graag een graantje mee uit de totaalomzet. In die mate zelfs dat entiteiten die raamovereenkomsten afsluiten, andere raamovereenkomsten in vraag gaan stellen en deze als concurrerend gaan beschouwen. In wat voor een wereld leven wij? De vraag die dan spontaan bij mij opkomt is welk belang men hierbij heeft, maar ook of dit op zich dan nog iets te maken heeft met het belang van de betrokken organisaties waar de “administratie” voor vereenvoudigd werd. De markt reageert hier in ieder geval divers op en de diensten en producten buiten deze overeenkomsten worden vaak goedkoper ingezet. Tot zover het economische voordeel. Omgekeerd kunnen leveranciers binnen de kaderovereenkomsten het “buiten het dossier” groeiende klantenbestand, nog met moeite bedienen omdat hun initiële inschatting compleet fout was. Wat is het nut van administratieve vereenvoudiging als de levering van de gevraagde diensten en producten daarna eindeloos op zich laat wachten? Dit is jammer genoeg een persoonlijke ervaring.

Moeten we dan niet veeleer kijken naar de kern van dit “probleem”, ofwel wat er nu in feite fout is aan de regelgeving? Als men bij het “vrije” gebruik omtrent dit soort raamovereenkomsten allerlei werkwijzen door de vingers gaat zien, waarom wordt er dan in andere gevallen nog strak omgegaan met die regelgeving? Alles kan als het maar onder de liefdesmantel van administratieve werklastvereenvoudiging zit? Waarom kijken we niet sneller en dieper naar de mogelijkheden van innovatief aanbesteden zoals dit bijvoorbeeld door de stad Antwerpen en digipolis in diverse dossiers is neergezet? Ook Europa heeft hieromtrent al heel wat werkwijzen uitgezet (https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/innovation-procurement ).

We dienen dus deze aan het idiote grenzende wildgroei van raamovereenkomsten door allerlei soorten van organisaties - als die opgezet zijn uit eigen belang - kritischer durven te bekijken. Niet alleen omdat we sterk geloven in een meer gecentraliseerde aanpak zoals deze door de federale is opgezet en in zijn kern ook de geest van het raamcontract van de Vlaamse overheid was. V-ICT-OR wil in ieder geval ter ondersteuning van alle lokale besturen het innovatief aanbesteden sterker promoten en heeft hieromtrent samen met digipolis Antwerpen een project ingediend bij Europa.

Daarnaast geloven we sterk in het samen bouwen van oplossingen vanuit de besturen zelf. De onevenaarbare interne kennis van de medewerkers in de lokale besturen, wordt al te gemakkelijk vervangen door externen die soms de binnenzijde van een lokaal bestuur nog niet hebben gezien. Het gras blijkt groener te zijn aan de overkant en met wat prietpraat worden de interne mensen in diskrediet gebracht ten aanzien van hun eigen bestuur. Net daarom heeft V-ICT-OR samen met een groep van besturen het programma “samen aanbesteden” opgezet, om tot collectieve functionele behoeften te komen, zoals die door de besturen zelf intern worden gezien, en dan pas collectief naar de markt te gaan. De idee waaromtrent ooit intercommunales werden opgezet, maar die al snel vergaten dat de behoefte van de besturen hun belangrijkste scope diende te zijn.

Samen met de besturen gaan we daarom vooral op zoek naar dit soort collectieve oplossingen om de bestaande behoefte vanuit een vernieuwde denkwijze op te bouwen, met kleinere steeds terugkerende componenten of bouwstenen die reeds gebouwd werden of samen kunnen gebouwd worden. Net zoals men bij informatie stilaan beseft dat men niet telkens opnieuw dient te vragen wat men als overheid al weet, is het net zo idioot om een (deel)oplossing dubbel te laten bouwen als deze al ergens bestaat. Hergebruik van mini-componenten in een innovatief aanbestedingsmodel is naar onze mening de toekomst binnen de publieke sector en geeft een totaal nieuwe markt meer mogelijkheden om hun innovatieve oplossingen neer te zetten in het huidige dorre maanlandschap van oplossingen.

De manier van werken bij de Vlaamse overheid – het bouwstenenmodel – en het Antwerpse ACPaaS zijn hierbij onmiddellijk in het oog springende voorbeelden, die door ons ter ondersteuning van de behoeften bij onze lokale besturen sterk onder de loep zullen genomen worden. Let vooral op wat we neerzetten omtrent goed opdrachthouderschap in het najaar dus!

Ondertussen gaat het gevecht om de “betere” raamovereenkomsten wellicht nog eventjes door … jammer.

Eddy Van der Stock