Hoewel het totale ICT budget bij lokale besturen vrij moeilijk in kaart te brengen valt, beloopt dit al snel 2 tot 5 % van het totale budget. Rekent u maar even uit wat u op jaarbasis kunt ‘verdienen’ als daar procentueel op bespaard wordt. De praktijk laat zien dat dit in veel gevallen mogelijk is. De realiteit laat helaas ook zien dat het zicht op deze vaak verdoken kosten vertroebeld is door technische en andere aanleidingen. Deze rookgordijnen maken het onmogelijk om grip te krijgen op uw ICT kosten, terwijl uw processen er meer en meer afhankelijk van worden.
Heel wat onkosten zijn via een sluipend proces van jaren soms geheel uit de hand gelopen. De weg terug lijkt voor sommige betrokkenen niet aantrekkelijk, maar is dat zeker wel vanuit het oogpunt van degenen die de eindverantwoordelijkheid dragen!
Het grootste percentage van de beheerskosten (infrastructuur, hardware en software) gaan naar het in stand houden van de ICT en van de vernieuwingsprojecten gaat tweederde uit naar de aanschaf van nieuwe hardware en standaard software. Reden temeer om net deze facturen goed te bewaken.
Inventariseer...!
Zorg voor een aanvaardbaar overzicht van de ICT infrastructuur dat u binnen de organisatie ter beschikking stelt. Onkosten zijn immers gebaseerd op de aanwezige hard- en software, en maar liefst enkel op wat effectief aanwezig is en gebruikt wordt.
Zo gaan kleine maandelijkse onderhoudskosten vaak over apparatuur die hetzij al lang niet meer aanwezig is in de organisatie, hetzij waarvan de aankoopprijs van het apparaat binnen de garantieperiode verdrievoudigd! Betaalt u onderdanig de factuur als het over ICT gaat of durft u gegronde kritische vragen te stellen over die kleine onderhoudskosten?
Voorbeelden hierbij zijn minieme kosten voor het onderhoud van netwerkswitchen, routers, PC’s en beeldschermen(!). Wist u dat deze componenten vaak tot drie jaren fabrikantsgarantie kennen en het niet aangaan van een bijkomende onderhoudskost dan ook een aanvaardbaar risico kan zijn?
ICT beheer- en onderhoudscontracten die niet of verkeerd zijn opgesteld...
We krijgen ook regelmatig vragen omtrent welke contracten men effectief dient aan te gaan en de manier waarop leveranciers zich hier al of niet aan houden. Men heeft zelden een overzichtelijk beeld van lopende onderhoudscontracten. Vaak worden contracten dan ook stilzwijgend verlengd zonder kritisch in vraag te stellen. Het is geen uitzondering dat men bijkomende interventiekosten die in principe zijn afgedekt door het onderhoudscontract.
Vijf kritische vragen die u ook durft te stellen!
- Gaan alle vaak versnipperde (maandelijkse) ICT onkosten ook daadwerkelijk over hardwarecomponenten of softwarelicenties die effectief in de organisatie aanwezig zijn?
- Worden facturen getoetst met de ICT hard- en software inventaris? (facility management)
- Is er een duidelijk onderscheid tussen onderhoudscontracten (service) en garantie bij hardware?
- Zijn de onderhoudskosten terecht vastgelegd en werd het risico hierbij voldoende ingeschat?
- Zijn er naast de lopende onderhoudscontracten nog interventiefacturen? Zijn deze dan terecht cfr. wat in het onderhoudscontract staat?
Laat ons weten hoeveel u kon besparen!