Een nood die al meerdere jaren acuut aanwezig is bij zowel lokale besturen als de Vlaamse overheid is het creëren van een digitaal archief dat overheidsinformatie doorheen de tijd snel vindbaar, breed toegankelijk en vlot bruikbaar moet maken. Een digitaal archief kan immers veel meer te betekenen dan een doodlopende straat van informatie.
Begin 2014 startte de coördinerende archiefdienst van de Vlaamse overheid een project op om een gemeenschappelijke oplossing voor de betrouwbare archivering van digitale overheidsinformatie te realiseren.
Het doel van dit project is:
- de complexiteit om digitale overheidsinformatie duurzaam, toegankelijk, authentiek en bewijskrachtig te houden grotendeels weg te nemen bij de instanties
- een lange termijnoplossing voor lange termijnproblemen bieden (ca. 65% van gearchiveerde overheidsinformatie moet langer dan 20 jaar bewaard blijven, waardoor migraties naar andere platformen en technologieën zo eenvoudig mogelijk moeten zijn om overheadkosten te drukken)
- verhogen van de mogelijkheden om meer informatiegestuurd te werken en digitale overheidsinformatie te valoriseren (commercieel en niet-commercieel hergebruik, big-data-analyses en bestuursniveau-overschrijdende rationalisaties inzake selectie en vernietiging)
- een betrouwbare bouwsteen voor een digitale overheidswerking realiseren, bijvoorbeeld door de bewijskracht en betrouwbaarheid van digitale (of gedigitaliseerde) overheidsinformatie te garanderen
Met de steun van instanties die daarin bewezen expertise hebben - zoals het Vlaams Parlement of de KU Leuven - werden de behoeften in kaart gebracht en werd een bedrijfsplan opgemaakt. Begin 2015 rondde het projectteam 3 succesvolle POC’s af, dit bij de gemeente en het OCMW Merelbeke, het Vlaams Parlement en het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin van de VO.
Tenslotte maakte het team een kostenbatenanalyse op van verschillende opties om DAV te operationaliseren. Zo bleek onder andere dat de investeringskosten voor individuele instanties tot vier keer hoger zouden liggen indien zij zelf naar een oplossing zouden moeten zoeken dan als er een gemeenschappelijke oplossing zou zijn.
Eind februari werd de laatste projectfase afgerond en werden de resultaten bezorgd aan het kabinet van minister Liesbeth Homans, bevoegd voor bestuurszaken en binnenlandse aangelegenheden.
V-ICT-OR, de Vlaamse ICT Organisatie hoopt dat dit initiatief verder uitgewerkt wordt ter ondersteuning van de lokale digitale archieven, zonder dat elk bestuur zijn eigen oplossing dient op te zetten. Tijdens de stuurgroep lokaal e-Government van woensdag 10 maart, werd dezelfde bezorgdheid geuit. 'We dreigen bij het stilvallen van dit project immers een grote diversiteit aan systemen te krijgen.'