Herkenbaar?
- Filip, die enkele jaren geleden zijn bedrijf verhuisde, krijgt nog steeds brieven van de gemeente op het oude adres. Een collega van hem ontvangt helemaal geen brieven.
- Een melding over een put in de weg kan per telefoon of per e-mail het bestuur binnenkomen, bij de technische dienst, het secretariaat of het spreekuur van de burgemeester of schepen. Een centraal overzicht ontbreekt. Gevolg: dubbele meldingen, “vergeten” meldingen, …
- Mieke, tien jaar, kwam zes maand geleden om bij een verkeersongeluk. Haar ouders ontvangen een uitnodiging op naam van Mieke voor de nieuwe grabbelpas-activiteiten
- Werner werd maar liefst naar vijf ambtenaren of loketten doorverwezen vooraleer hij de juiste contactpersoon had, zijn vraag ligt voor onbepaalde duur bij de administratie
Het zijn berichten die met enige regelmaat in de media terugkomen. De voorbeelden geven aan dat besturen wel vaak beschikken over de benodigde informatie, maar deze niet overal (kunnen) gebruiken.
De druk op overheidsorganisaties neemt toe, tegelijkertijd verwachten burgers, bedrijven en instellingen, continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening en vragen zij van de overheid betere dienstverlening met minder regels en lagere administratieve lasten. Dat betekent een snelle, efficiënte en effectieve, maar vooral klantgerichte overheid.
Het draagvlak!
OSLO werd geïnitieerd door de Vlaamse ICT Organisatie (V-ICT-OR) en is ontwikkeld in een multidisciplinair team van 58 vertegenwoordigers uit 28 organisaties (waaronder CORVE - Coördinatiecel Vlaams e-government CORVE, AMC, De afdeling Monitoringsystemen en Crisiscoördinatie van de Vlaamse Overheid, AGIV - Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen, Fedict - FOD Informatie- en Communicatie-technologie en de Europese Commissie).
Om de consensus met de industrie te vrijwaren, is het consortium opgezet als een publiek-private samenwerking. OSLO is gelanceerd op 31 mei 2013, de specificaties zijn vrij beschikbaar op het platform van de Europese Commissie:http://purl.org/oslo
In het huidige consortium zetelen BCT, CEVI, CORVE, Digipolis Gent, Digipolis Antwerpen, Infront, Remmicom en Schaubroeck.
De aanpak
Bij het architectuurvraagstuk van lokale besturen staat volgende vraag centraal “waar zitten de prioritaire verbeterpunten voor het gebruik van kerndata of basisregistraties?”. De komende jaren staan lokale besturen voor grote uitdagingen. Het verbeteren van dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen met minder middelen, is daarvan ongetwijfeld een van de meest ingrijpende.
Als lokaal bestuur is het daarbij essentieel om te investeren in een goede fundering, maar ook om goede afspraken te maken met alle partijen die deze gegevens hergebruiken en/of verrijken. Lokale besturen maken deel uit van het grotere geheel als overheid en dus is het tijd om goede afspraken te maken (breder dan de eigen organisatie) en deze consistent toe te passen.
Wat is het belang voor lokale besturen?
- Omdat we zo min mogelijk administratieve lasten willen veroorzaken voor onze burgers en bedrijven
- Omdat we niemand van het kastje naar de muur willen sturen
- Omdat de burger en de ondernemer liever zelf bepaalt waar, wanneer en via welk contactkanaal hij communiceert met het bestuur
- Omdat burgers en ondernemers maar eenmaal hun gegevens hoeven aan te leveren en wij deze gegevens op een veilige manier kunnen hergebruiken
- Omdat transparantie bijdraagt aan het vertrouwen dat burgers en ondernemers hebben in hun overheid
- Omdat we ons werk veel efficiënter en effectiever willen uitvoeren
- Omdat de burger en ondernemer ons als één overheid zien – de overheid bestaat niet
- Omdat het ons meer grip geeft op maatschappelijke problemen
- Omdat we niet meer op 40.000 verschillende plaatsten in de hele overheid dezelfde persoons- en adresgegevens hoeven bij te houden
- Omdat tijdige en juiste informatie bij calamiteiten levens kan redden
Voor een samenhangende en effectieve overheid is het noodzakelijk een beperkt aantal bouwstenen eenmalig te ontwikkelen en te implementeren.
Er zijn dus goede (elektronische) instrumenten nodig om die overheid correct te besturen. Een deel van deze instrumenten betreffen kruispuntsystemen (authentieke bronnen ofwel basisregistraties) zoals bijvoorbeeld het de (V)KBO (Kruispuntbank Ondernemingen), het rijksregister (bevolkingsregister) en het centraal referentieadressenbestand. Dikwijls worden deze bronnen één-op-één wel gebruikt in een specifieke toepassing,; maar vindt deze informatie haar weg niet naar andere toepassingen (bijvoorbeeld: een aparte lijst met adressen en of ondernemingen in het CRM).
Op te leveren tools
Om dit te kunnen ondervangen is het essentieel om goede afspraken te maken, die de uitwisseling en het hergebruik van data bij lokale overheden ondersteunt. Met OSLO is daarvoor een standaard gecreëerd voor de volgende domeinen: contactinformatie, personen, lokalisatie en publieke dienstverlening.
Het voordeel van deze goede instrumenten is:
- dat de uitvoering van taken door de lokale besturen gebaseerd zijn op de juiste gegevens;
- processen geoptimaliseerd kunnen worden;
- de kans op fouten vermindert en er minder herstelwerk, bezwaren en beroepen zullen zijn;
- tijdwinst en kortere doorlooptijden mogelijk zijn;
- de kwaliteit van de dienstverlening wordt verhoogd.
Om kerndata te kunnen delen en hergebruiken is het noodzakelijk dat medewerkers van lokale besturen op een gecontroleerde wijze toegang hebben tot deze basis- en kerngegevens. ICT helpt daarbij. Maar dat lukt pas echt als vergaande afspraken gemaakt worden over de te gebruiken technische hulpmiddelen en de betekenis van begrippen. Die afspraken worden vastgelegd in (inter)nationale standaarden.
Standaarden zijn essentieel voor de gegevensuitwisseling binnen de lokale besturen, tussen de lokale besturen en andere overheidsorganisaties en tussen de lokale besturen en burgers en bedrijven (interoperabiliteit), eenduidige afspraken met dienstenleveranciers, flexibele ICT-systemen en een duurzame gegevensopslag.
OSLO in 2014
Om OSLO verder te verankeren is er een maximale kennisdeling en intensieve samenwerking met het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) opgezet. Wat KING nu in Nederland ontwikkeld heeft, is een belangrijke inspiratie bij het opstellen van de 'roadmap' voor de uitrol en verankering van de OSLO-standaard.
In 2014 zetten we maximaal in op piloten bij lokale en centrale overheden, een groenboek dat besturen moet ondersteunen bij aanbestedingen en maximale transparantie door middel van een convenant voor lokale dienstenleveranciers.
Het objectief is het ontwikkelen van een softwarecatalogus en een convenant tussen gemeentelijke beroepsfederaties (vertegenwoordigd door de stuurgroep lokaal e-government) en leveranciers, zoals dit ook Nederland in kader van het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere Dienstverlening en e-overheid (NUP) afgesloten werd.
In de online softwarecatalogus maken leveranciers hun (verwachte) softwareportfolio voor gemeenten inzichtelijk. Per softwareproduct wordt inzicht geboden in de planning, welke bestaande standaarden (OSLO, aansluiting op authentieke bronnen, e.a.) worden ondersteund en wat de globale functionaliteit is. De Softwarecatalogus is een instrument dat onder meer helpt in de concretisering van de standaardisatie bij lokale besturen. De implementatieplanning van standaarden is een complex vraagstuk, waarin veel verschillende ICT-planningen met elkaar moeten worden verbonden. De catalogus zorgt er ook voor dat leveranciers tijdig kunnen inspelen op inbouw van nieuwe standaarden en onderling hun productplanningen nog beter op elkaar kunnen afstemmen.
In het convenant worden de afspraken over het gebruik van de standaarden tussen de lokale besturen en de dienstenleveranciers bekrachtigd. Daarmee zijn beide partijen verzekerd van een eenduidig gebruik van de OSLO standaarden.
In de periode januari-mei 2014 zullen de consortiumpartners de OSLO standaarden implementeren in een aantal piloottrajecten, waardoor duidelijk wordt hoe de lokale besturen weer een stap verder komen in het functioneren als een efficiënte en betrouwbare overheid.
Auteurs:
Johan Van der Waal
Johan<punt>vanderWaal<at>kinggemeenten<punt>nl
Raf Buyle
Raf<punt>buyle<at>v-ict-or<punt>be (sinds juli 2014 is Raf niet meer werkzaam voor V-ICT-OR, en is Johan domeinverantwoordelijke informatiemanagement en standaardisatie)