Onder het automatiseringsproject e-procurement zit een tot voor kort - voor ons dan toch - goed verborgen maar heel interessant product: e-Catalogue. Het is namelijk zo dat de federale dienst e-Procurement de nieuwste versie van zijn toepassing e-Catalogue heeft opengesteld voor alle overheidslagen. e-Catalogue maakt het mogelijk om in het kader van raamovereenkomsten elektronische catalogi (bvb. artikellijsten) te beheren en te delen en elektronische bestellingen te plaatsen op deze catalogi.
De federale dienst e-Procurement beheert in zijn totaliteit het online platform dat toelaat overheidsopdrachten via elektronische weg af te handelen. Zo stelt men e-Notification ter beschikking voor het publiceren en online ter beschikking stellen van opdrachtdocumenten, e-Tendering voor het ontvangen en openen van elektronische offertes, en het opstellen van Pv’s van opening, e-Awarding/e-Auctions voor dossieropvolging, evaluatie en elektronische veilingen.
De applicatie die momenteel nog minder gekend is bij diverse overheden is e-Catalogue voor het beheren van elektronische catalogi en bestelbonnen.
De registratie op en gebruik van het e-Procurement platform is bovendien volledig gratis, en staat open voor alle Belgische bestuursniveaus.
Online bestellen met e-Catalogue
e-Catalogue leent zich ertoe om catalogi online ter beschikking te stellen van aankopers (aanbestedende overheden), de catalogi te beheren en bestellingen te plaatsen op basis van deze catalogi. e-Catalogue bestaat uit twee grote modules: het dossier- en catalogibeheer enerzijds, en het plaatsen en beheren van bestellingen anderzijds.
Het eerste luik is dus zoals aangehaald het werkveld van de aanbestedende overheid en de onderneming(en) die een contract hebben afgesloten. De aanbestedende overheid zal in e-Catalogue een dossier aanmaken, waarin de voornaamste contractgegevens ter beschikking gesteld worden en waarin de onderneming zijn catalogus oplaadt.
Na publicatie staat de catalogus ter beschikking van aankopers (ook aankopers die als ‘derde’ kunnen participeren in het dossier), die dan bestellingen kunnen plaatsen op deze catalogi. Deze bestellingen worden dan online verder afgehandeld en ter beschikking gesteld van de onderneming.
e-Catalogue ook voor lokale besturen
Er is nog heel wat werk aan de winkel om dit product binnen de werkomgeving van bijvoorbeeld de lokale besturen te gebruiken. Daarom wil V-ICT-OR samen met de federale dienst e-Procurement een debatdag organiseren over de manier waarop we dit z.s.m. kunnen oppikken.
We nodigen binnenkort dan ook heel graag enkele sterk geïnteresseerde lokale overheden en hun softwareleveranciers uit om hier aan deel te nemen. De uitnodiging volgt snel.
Bovendien wordt dit product aan een breder publiek voorgesteld tijdens ShoptIT 2014 – Hilton Antwerpen. Noteer alvast 8 mei.
Voor ons ligt de toekomst van vereenvoudigde aankoopprocedures in het maximaal openstellen van aankoopdossiers voor derden, ze te bundelen in een catalogus om daarna te kunnen “winkelen” binnen bestaande kaderovereenkomsten.
e-Catalogue geeft daar een perfect antwoord op. We doen dan ook graag een heel warme oproep aan de aanbestedende overheden om hun raamovereenkomsten die zijn opengesteld voor derden, z.s.m. aan te bieden via deze weg.
Vanuit de stuurgroep lokaal e-government hopen we dan ook dat de meest gekende contracten – vanuit grote steden en hun regio’s, provincies maar in het bijzonder vanuit de Vlaamse overheid – snel via dit systeem bereikbaar zijn voor de lokale overheden die kunnen participeren.
We kijken uit naar de eerste resultaten …
Belangrijke voordelen van e-Catalogue
- artikelen kunnen op eenvoudige wijze gezocht worden over de raamcontracten heen
- bestelbonnen zijn altijd correct en volledig, want de informatie wordt rechtstreeks uit de catalogi gehaald
- wijzigingen aan catalogi moeten altijd goedgekeurd worden door de aanbestedende overheid
- bestellen kan enkel op de laatste goedgekeurde versie van een catalogus.
- bestelbonnen kunnen via web services opgehaald worden om verder te verwerken in een extern systeem (! Software partners kunnen de artikellijsten binnentrekken voor hun besteladministraties)
- dossiers, catalogi en artikelen kunnen tijdelijk gedeactiveerd worden.
- een dossier (en de bijbehorende catalogi) is standaard enkel ter beschikking van de organisatie die het dossier aanmaakt, maar kan op flexibele wijze gedeeld worden met andere organisaties. Zo kunnen verschillende diensten, omwille van het schaalvoordeel, gezamenlijk een contract afsluiten en in e-Catalogue het dossier ter beschikking stellen van de aankopers van deze verschillende diensten.
- diensten kunnen “maskers” toepassen, waarbij zij kunnen bepalen welke catalogi, artikelen en opties zij ter beschikking willen stellen van hun aankopers. Dit kan handig zijn als een dienst deelneemt aan een contract van een andere dienst, maar niet het volledige gamma aan producten wil ter beschikking stellen van zijn eigen gebruikers.