DIA
De Stad Gent en het OCMW Gent startten in 2005 een onderzoek om het informatie- en archiefbeheer bij de eigen diensten te verbeteren. Na een aantal experimenten en proefprojecten legden zij de doelstellingen van het project Digitaal Informatie- en Archiefbeheer in 2010 definitief vast:
- per dienst wordt een digitaal klassement opgebouwd en wordt een informatiebeheersplan opgemaakt;
- voor het beheer van de analoge en digitale archieven wordt er een archiefbeheersysteem ontwikkeld.
MLB
De werkgroep Lokaal Overheidsarchief van de VVBAD riep begin 2008 een subwerkgroep Modellastenboek in het leven. Het doel was een lastenboek te ontwikkelen voor een archiefbeheersysteem voor lokale besturen. Hiermee wou de werkgroep vermijden dat de aangesloten leden apart op zoek gingen naar het meest performante systeem. Bovendien bood deze manier van werken de mogelijkheid om gebruik te maken van elkaars expertise.
De volgende besturen waren in deze subwerkgroep vertegenwoordigd: stad Dendermonde, gemeente Beveren, gemeente Sint-Pieters-Leeuw, stad Ninove, stad Ieper, OCMW Gent, stad Halle, gemeente Londerzeel en de Kamer van Volksvertegenwoordigers.
Gezamenlijk archiefbeheersysteem dankzij een intergemeentelijke samenwerking
In beide projecten ging het initiatief uit van OCMW- en gemeentearchieven die zoals vele andere archiefinstellingen zonder een uitgebouwde archiefbeheersoftware werken of, in het geval van de stad Gent, met een verouderd systeem.
Beide initiatieven slaan nu de handen in elkaar. Ze zetten een samenwerkingsverband op tussen de lokale overheden die bereid zijn te investeren in het gemeenschappelijk ontwikkelen van een archiefbeheersysteem. De ontwikkeling van de Beeldbank van Gent, Kortrijk, Mechelen en Brugge diende als inspiratie.
De resultaten van beide projecten vormen de basis voor een bestek waarbij de focus ligt op het ontwikkelen van een algemeen archiefbeheersysteem. Zowel het beheer van een depot voor analoge archieven als het beheer voor digitale archieven worden ondersteund. Een bijkomend voordeel is de betere toegankelijkheid voor de informatiezoekende burger. Die zal over de verschillende archiefinstellingen heen op dezelfde manier kunnen zoeken, eventueel via een uniek e-loket.
Is er dan geen alternatief?
Een betaalbaar commercieel softwarepakket dat voldoet aan de actuele noden inzake archief- en informatiebeheer binnen een moderne overheidsadministratie ontbreekt. Lokale overheden en andere instanties zijn niet geneigd om te investeren in een prijzig systeem waarvan ze weten dat het niet alle aspecten van het archiefbeheer omvat. Het gebruik van losse, niet op elkaar afgestemde tools vergroot het risico op fouten in het beheer. Het is bovendien belangrijk dat een archiefbeheersysteem een open en modulair systeem is. Het moet eenvoudig kunnen communiceren met toepassingen die de administratie gebruikt.
Het archiefbeheersysteem voorziet geen e-depot. Alle samenwerkingsmogelijkheden met DAV (Digitaal Archief Vlaanderen) worden onderzocht.
Welke voordelen biedt dit project?
Het archiefbeheersysteem is een essentieel onderdeel van een efficiënt informatie- en archiefbeheer Dat biedt enkele belangrijke voordelen:
- Vermijden van informatieverlies: het ontbreken van een goede oplossing voor het bewaren van digitaal en papieren archief kan in de toekomst zware gevolgen hebben. Wanneer men niet zal kunnen beschikken over bepaalde archiefdocumenten, zal men de rechten en de plichten van de lokale besturen en/of de burger niet kunnen bewijzen (bv. eigendomsrechten). Het bestuur zal zijn functioneren niet kunnen verantwoorden tegenover de burger en tegenover de Vlaamse Overheid (bv. bij externe audit)
- Verhogen van de efficiëntie: er is minder tijd nodig voor het opzoeken van informatie, documenten en dossiers.
- Kosten voor opslag en beheer van zowel papieren als digitale informatie blijven onder controle: elke meter papieren archief en elke byte aan digitale informatie heeft een bepaalde beheerkost. Door de juiste bewaartermijnen te hanteren kan het bestuur bepalen wanneer informatie mag vernietigd worden.
- Een besparing op het initieel nodige budget: de kosten worden verdeeld over meerdere partners (de verhoudingen en de bijdragen moeten nog definitief vastgelegd worden);
- De projectcoördinatie berust bij Digipolis Gent, dus geen decentrale rompslomp van bestekken schrijven, gunnen, opvolgen van werken, …;
- Toegevoegde IT-expertise met ervaring in de archiefsector;
- Het archiefbeheersysteem bereidt de overdracht van digitale bestanden aan een e-depot voor.
Hoe ondersteunt het archiefbeheersysteem de nieuwe verplichtingen van het archiefdecreet?
De in 2009 gewijzigde archiefwetgeving en het Vlaamse archiefdecreet van 2010 leggen de openbare besturen zware beheer- en bewaarverplichtingen op waaraan ze niet kunnen voldoen zonder instrumentarium. Het Archiefdecreet legt o.m. het doel van een externe audit vast. De audit gaat na in hoeverre de besturen de bepalingen over de archiefzorg en het archiefbeheer (zoals de vernietiging en de inventarisering) naleven en waar eventuele pijnpunten te situeren zijn. Het resultaat moet zorgdragers stimuleren om hun archiefbeheer te verbeteren.
Ten slotte stelt de oprukkende digitalisering deze problematiek nog scherper. De wet- en regelgeving stelt eisen op het vlak van duurzame, integrale en integere bewaring van digitale documenten. Een functioneel archiefbeheersysteem helpt de lokale besturen om te voldoen aan deze verplichtingen en uitdagingen.
Meer info?
Geïnteresseerde besturen kunnen zich nu al melden bij:
Digipolis
Catherine Ossemerct
Stafmedewerker
Bellevue 1
9050 Gent (Ledeberg)
09/2660900
gent@digipolis.be
BRON - VVBAD