In tijden van crisis kan men ook efficiënt blijven werken. Het omschakelen naar digitale samenwerkingsplatformen, die in andere situaties stapsgewijs worden ingevoerd, kunnen we nu versnellen uit noodzaak. We geven jullie graag enkele tips omtrent virtuele werkomgevingen waar samenwerken mogelijk blijft.
VICTOR zet vanuit zijn werking volop in op het samenwerkingsplatform O365, maar er zijn uiteraard andere vergelijkbare communicatieplatformen die je hiervoor kunt inzetten.
Online Meetings
Voor V-ICT-OR was het even zoeken naar de mate waarin we virtueel wensten te vergaderen. Intussen passen we deze werkwijze heel intens toe. Sommige dagen hebben we tot wel 6 virtuele meetings na elkaar, daar waar we vroeger, met verplaatsing meegerekend weliswaar, misschien 3 meetings konden houden. Verder merken we enkele onverwachtse voordelen:
- Meetings zijn korter aangezien mensen meer to-the-point vergaderen.
- Je kunt snel zaken opzoeken en via je scherm delen, ook links en bestanden worden snel heen en weer gestuurd of gelijktijdig bewerkt.
- De drempel om te vergaderen ligt veel lager (je hoeft je niet te verplaatsen), wat virtueel vergaderen perfect maakt voor bv. follow-up.
We raden voor opvolging van projecten zeker aan om virtueel te vergaderen. Onderschat echter niet de kracht van fysiek vergaderen; voor een eerste kennismaking met potentiële partners of met andere besturen blijft dit nog altijd de beste methode.
Notuleer de meetings en verdeel de verslagen via OneNote.
Deel snel kennis en updates
Je kunt in O365 Teams vergaderingen opnemen (beeld en geluid) en die vergaderingen in teams publiceren, bv. om een virtuele vergadering van 1 dienst te verdelen over de andere diensten. Ook is het interessant om eenzelfde bericht in meerdere teams tegelijkertijd te plaatsen. Zo win je veel tijd en heb je alle projectmedewerkers/diensten in 1 klap geïnformeerd.
Maak een virtueel team aan
Daar waar je normaal gezien op kantoor de koppen bijeensteekt, kun je dat ook in een virtuele omgeving. Maak een groepschat aan (op welk communicatiekanaal dat ook moge zijn), voeg de leden uit jouw team erin toe en centraliseer op die plaats de onderlinge communicatie. Zorg ook voor een berichtje waarin je de bedoeling van die groepschat uitlegt. Misschien maak je per dienst wel een groepschat aan? En misschien voor de lopende projecten ook? Of voor lopende probleemsituaties waarin je snel met politie en hulpdiensten in contact wil treden?
Maak een crisisplanning op
Zorg dat je weet wie wat oppikt en tegen wanneer. In O365 is de Planner-app uitermate geschikt hiervoor. Ook een Trello kan hierin helpen bv. Zorg voor geregelde updates binnen taken. Binnen Planner gebruiken we bv. ‘Opmerkingen’ om elkaar snel van onze eigen acties te verwittigen.
Verdeel noodnummers intern
Zorg dat je telefoniecentrale de nodige noodnummers bevat. Maar ook als je telefoniecentrale defect is, moet je deze nummers kunnen vinden! Zorg daarom voor een fysieke lijst van noodnummers die je per dienst kunt verdelen. Idealiter heb je extra capaciteit voorzien qua gelijktijdige telefonielijnen (je wil dat er zoveel mogelijk mensen tegelijk kunnen bellen) of heb je workarounds, bv. een tweede telefonielijn die je kunt inzetten met extra capaciteit.
Hulp nodig?
Stel ons de vraag. Vanaf volgende week stelt VICTOR zijn samenwerkingsplatform – zoals we dit nu reeds deden bij begeleidingstrajecten, projecten en regionale kenniskringen – nog meer open om de leden en hun organisaties te ondersteunen. Volg net zoals het nieuws ook onze berichtgeving daaromtrent.
Extra
Bekijk enkele tips van Microsoft om in Office 365 een crisisplatform op te stellen:
- Gebruik een eenvoudig Crisis Management Power Platform template
- Zet een Crisis management site op
Voor mensen die recent zijn beginnen werken met O365, hier enkele nuttige links: